Обзор системы Comindware Business Application Platform

Зачем и в каких случаях выбирать программный продукт Comindware? Что это за система и в чем ее особенности? Эти и другие вопросы я решил рассмотреть в этом обзоре. В поисках решения для автоматизации документооборота я перепробовал много систем: Pyrus, Битрикс24, 1С.Документооборот, BPM Online, ELMA и др. Многие из них успешно решали поставленные задачи в рамках определенного бизнеса. Выбор обширен, каждый из продуктов имеет свои особенности. Но сейчас я хочу рассказать о системе Comindware – что это такое, чем этот продукт отличается от большинства аналогов, как с ней работать.

Когда я наткнулся на эту систему, то не нашел информации достаточной для того чтобы сложить хотя бы поверхностное впечатление о ней. Надеюсь, что данным обзором я сэкономлю время читателю, и вы будете более взвешенно подходить в данной системе при первом знакомстве.

Что такое Comindware

Comindware Business Application Platform – это гибкая система, способная своевременно «подстраиваться» под постоянно меняющиеся нужды бизнеса. Так об этом пишут сами разработчики.

По сути, программное решение Comindware – это платформа, а не какой-то специализированный готовый к применению продукт. С одной стороны, это значит, что потребуется определенное время на настройку программного обеспечения до того как с ним смогут работать пользователи. С другой, при использовании продукта Comindware вы не ограничены жесткими рамками, можете использовать инструменты платформы и создавать различные программные решения, подходящие под ваши требования.

При этом разработчики в качестве особого преимущества указывают, что платформа от Comindware дает возможность бизнес-аналитикам и бизнесменам самостоятельно настраивать большинство возможностей даже без привлечения программиста. Что именно можно и нужно настраивать, почему это удобно и какие функции доступны неспециалистам, мы разберемся подробнее ниже.

Отличия платформы от готового решения

Платформа – это основа, определенная программная среда или, проще, набор инструментов, который позволяет решать различные задачи в зависимости от потребностей пользователей.

Например, всем известно семейство программных продуктов 1С. При этом все их объединяет общая платформа 1С определенной версии. А дальше поверх этой платформы устанавливают конфигурации, т.е. наборы команд и решений, предназначенных для работы на этой платформе. Каждая конфигурация – готовое решение под нужды пользователей.

Еще один менее известный пример платформы – это Битрикс. Все знают продукты – «движок» сайта CMS Битрикс и «облачное» решение Битрикс24. Они очень разные. Но объединяет их общая платформа.

Следует понимать, что вся система Comindware – это именно платформа. Здесь нет готовых решений вообще. Каждый настраивает ее так, как нужно для решения определенных задач. Единственное, что отличает Comindware от той же 1С – набор инструментов в этой системе сравнительно простой и не требует профессиональных знаний программиста.

Основы работы с системой

Ниже я буду рассказывать о системе Comindware, как об инструменте для управления задачами, процессами и документами. В принципе, все эти функции являются частью общей системы и постоянно «перекликаются» между собой, ведь процессы состоят из отдельных задач, а документооборот – это сочетание задач с документами.

Comindware Business Application Platform – это полностью браузерное решение. Система не имеет собственного приложения или программы-клиента, которое нужно было бы устанавливать на рабочие места пользователей. Для работы достаточно открыть любой удобный браузер, указать адрес системы и пройти авторизацию.

Система состоит из двух частей:

  1. Административная часть, предназначенная для разработки.
  2. Пользовательская часть, где работают пользователи.

Для полноценной работы в системе необходимо установить все настройки пользователей, настроить процессы, задачи и документы. И только после того, как бизнес-решения будут созданы в разделе администратора, пользователи смогут в своем разделе их выполнять.

В принципе, здесь количество настроек сравнительно небольшое, инструменты для работы понятны на пользовательском уровне. Что значительно упрощает работу. Например, в системе Bizagi целых 7 (в режиме Wizard) этапов разработки решения, которые программисты совместно с бизнес-аналитиками решают последовательно. .

Я считаю, что с точки зрения логики построения работы самая близкая аналогия – это все же система 1С: в ней также есть доступ программиста к платформе (создание конфигурации) и последующая работа пользователя в рамках конфигурации.

При этом в системе Comindware разделение пользовательских функций и возможностей администратора заданы очень жестко. Я считаю это преимуществом. Например, в той же 1С из открытой пользователем конфигурации можно запускать какие-то внешние обработки (скрипты), что дает дополнительные, часто совершенно лишние возможности рядовым сотрудникам.

Административный раздел

В этой статье я буду описывать преимущественно административный раздел, так как пользовательский напрямую зависит от того, что и как вы настроите.

Система состоит из следующих основных составляющих:

  1. Пользователи;
  2. Шаблоны;
  3. Настройки;
  4. Каналы связи;
  5. Пути передачи данных;
  6. Отчеты.

Пользователи

Пользователи – это все будущие участники системы, от администратора до рядовых исполнителей. Как и в любой системе подобного типа в Comindware Business Application Platform вы можете создать наборы пользовательских прав. И каждому из пользователей присваивать ту или иную роль с выбранными правами.

Но есть важная особенность: в системе Comindware пользователь выполняет еще одну функцию. При создании задач и процессов администратор может ссылаться на конкретного пользователя (ФИО, должность) как на ответственного участника этапа процесса.

Для пользователей реализованы два типа проверки подлинности:

Шаблоны

Вся система настраивается через шаблоны 3 типов:

О кейсах я рассказывать в этот раз не буду, так как на момент написания статьи кейсы еще находятся в стадии активной разработки. На сегодня для работы вполне достаточно записей и процессов.

Процессы

Шаблоны процессов описываются в формате BPMN 2.0. о котором вы можете почитать в моей статье «Краткое описание BPMN с примером». Расположенные слева от окна процесса графические инструменты с подсказками помогают быстро создавать или видоизменять шаблоны даже не самым опытным пользователям. Таким образом, шаблон бизнес-процесса в этой системе может создавать бизнес-аналитик или руководитель бизнеса без помощи технических специалистов.

Некоторые особенности системы в сравнении с аналогами:

Итак, мы нарисовали процесс, указали для каждого из действий формы и ветвления. В режиме редактирования шаблона (здесь он называется дизайнер) есть очень удобная кнопка – Проверить. Она помогает выявить ошибки и логические противоречия в процессе. После проверки зрительно и по кнопке «Проверить» можно сохранять выбранный шаблон под удобным для восприятия именем.

Запись

Запись иначе в бизнес-моделировании называют «сущность». Это любой вариант справочников или документов. Т.е. сущностей, которые содержат информационные поля, и не являются процессом или кейсом. Это могут быть списки сотрудников, перечень складов, заказы покупателей и т.д.

Настойка шаблона записи содержит:

Здесь самое главное – назначить атрибуты, создать удобные формы, с которыми будут работать пользователи, указать права доступа. На этом работа с шаблонами записей обычно оканчивается.

Настройки

Еще один важный пункт в административной панели, отвечает за основные настройки внешнего вида системы для пользователей, их прав доступа и т.д.

Какие настройки нам доступны:

Каналы связи

Этот пункт административного раздела позволяет настроить различные варианты связи:

  1. Электронная почта. Можно настроить собственную электронную почту. Почтовый интерфейс здесь простой, но и настройка также требует минимума знаний. Принимать прямо в систему уведомления и запросы от клиентов бывает удобно во многих случаях.
  2. Веб-запросы. Это раздел для программистов, используется при настройке автоматизации, получения данных через API, для получения уведомлений о важных запросах со стороны приложений или других систем.

Отчеты

Отчетность в системе Comindware очень лаконична. Создание собственных отчетов здесь не предусмотрено. А существующие отчеты – очень просты. Они описывают статусы активных процессов, позволяют увидеть происходящее в режиме реального времени. Чтобы сформировать отчет достаточно выбрать шаблон процесса или записей и посмотреть, что в этой сфере сейчас происходит.

Если вы хотите просмотреть списки проектов в работе, клиентов, нагрузку сотрудников, все это можно получить при помощи сортировки соответствующих списков.

С одной стороны, отчетность в Comindware Business Application Platform можно считать по праву «слабым местом». С другой, в процессных системах другие виды отчетности обычно не нужны и не используются. Самое главное при работе с процессами – понимать, какой из них почему-то застопорился и на каком этапе. Эту возможность система предоставляет с помощью встроенных отчетов.

Подводим итоги: плюсы и минусы

Одно из бесспорных преимуществ системы Comindware – простота работы с системой даже на уровне администратора. Вы просто создаете процесс, добавляете к нему необходимые поля, указываете, кто с ним будет работать, какие документы заполнять и запускаете процесс в работу.

Плюсы системы:

Минусы решения:

В качестве BPM-системы платформа с моей точки зрения – вполне удобна для пользователей. При этом программный продукт относится к системам типа «Low-Code», т.е. в принципе не требует участия в настройке программного продукта программиста. Он может потребоваться в отдельных случаях – для запуска внешнего скрипта (возможность реализована на С#), т.е. реализации каких-то особенных возможностей, не предусмотренных Comindware, а также для интеграции с другими системами.  Во всех остальных случаях даже человек, далекий от программирования, при желании сможет все настроить и запустить работу самостоятельно.

  1. Руководитель или сотрудник по поручению руководителя заполняет списки сотрудников, их должности и права доступа.
  2. Аналитик рисует процессы и формы, описывая как это все должно работать. Выполняется все это в виде графических нотаций, наглядно и удобно.

После этого систему сразу можно запускать и начинать в ней активно работать. Программист подключается в случае необходимости (например, для промышленного или другого крупного предприятия, для интеграции с другими системами). Но при этом аналитик и программист могут работать совместно в одной общей среде и системе, избегая многих разночтений и проблем со взаимопониманием.

При необходимости внедрения интеграции в программной среде Comindware реализована возможность обмена данными через API, при этом сторонние программы могут получить доступ к спискам сотрудников, клиентов, процессов, т.е. к пользовательским базам данных в формате JSON, т.е. применяется распространенный стандарт решений API, что удобно для быстрой интеграции.

Внешний вид и навигацию для пользователей настраивает администратор системы также без помощи программиста. Скорость работы системы – вполне удовлетворительная.

В зависимости от размеров и потребностей компании можно применять SAAS-решения, т.е. пользоваться системой на сервере разработчиков, оплачивая абонентскую плату за каждого пользователя, а можно купить продукт «в коробке» и установить на собственных серверах.

Предыдущая глава

Перейти к содержанию книги

Следующая глава

Об авторе

Кинзябулатов Рамиль

Кинзябулатов Рамиль  специалист по автоматизации трудовых(бизнес) процессов. Консультирую и пишу статьи о компьютерных системах (ERP,CRM), автоматизации бизнес процессов. Автор книги "CRM. Подробно и по делу". Работаю и живу в России в городе Москва.

Заполните форму, и наш менеджер Рузалина свяжется с вами и поможет найти ответ
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.