Тема бизнес-анализа актуальна для многих, особенно для тех, кто работает на более-менее крупном предприятии, особенно, если сталкивается с вопросами реорганизации, оптимизации и тому подобными вопросами. Сегодня на большинстве крупных предприятий работают бизнес-аналитики. Это могут быть специалисты в штате, наемные специалисты, например, фрилансеры или компании на аутсорсинге. Но давайте разберемся, что это такое – профессия бизнес-аналитик?

Сейчас, в условиях, когда все очень быстро меняется, предприятия должны оперативно адаптировать свою продукцию, подстраиваться под изменившиеся потребности покупателей или пользователей той или иной продукции. Чтобы успешно конкурировать на рынке, компании необходимо уметь быстро меняться, внедрять новые программы, новые средства обеспечения. Именно в связи с этим и появилась такая дисциплина, как бизнес-анализ.

Бизнес-анализ возник как отдельная область в ответ на необходимость быстро изменять работу предприятия. Это связано с зарождением в конце 1980-х – начале 1990-х годов таких вещей, как нотации, моделирование бизнес-процессов и т.д. Главное, что тут нужно понимать, в это время графика начала проникать в работу бизнес-консультантов. О том, кто такой бизнес-консультант, я уже писал в другой статье, и вы можете ее прочитать, если захотите:

Бизнес-консультант в малом и среднем бизнесе: кто это и зачем нужен

Бизнес-аналитика: определение и основные понятия

Итак, давайте для начала разберемся с понятием бизнес-анализа. Бизнес-анализ, как вы понимаете, состоит из двух слов: «бизнес» и «анализ». Давайте разберем их по отдельности.

Что такое бизнес?

Бизнес в данном случае — это коммерческая организация. У меня есть отдельная статья о том, что такое бизнес, и в ней я рассматриваю несколько определений. Изучить их все вы можете здесь:

Что такое бизнес: разговор по понятиям

Одно из этих определений гласит, что бизнес — это организация, которая работает для получения прибыли. В данном случае речь идет именно об этом: об организации, где люди занимаются каким-то общим делом. Например, они могут выпускать продукцию, продавать товары, закупать что-то или заниматься чем-то еще. В общем, бизнес — это именно организация, где сотрудники выполняют определенные функции для достижения общей цели.

Что такое анализ?

Теперь рассмотрим второе слово — «анализ». Чтобы понять, что такое анализ, нужно обратиться к его происхождению. Если мы возьмем учебник «Логика для средней школы» 1954 года, изданный в СССР, то увидим следующее определение:

Анализ — это логический прием, с помощью которого мы мысленно расчленяем предметы или явления, выделяя их отдельные части и свойства.

Это значит, что мы берем, например, организацию или какое-то ее подразделение, смотрим на нее со стороны, при этом изучаем с точки зрения конкретного вопроса, который перед нами стоит.

Например, поставлена задача: «Нужно улучшить работу этого подразделения». Значит, мы берем это подразделение и «разбираем» его на части: кто там работает, какие программы используются, какие документы создаются. Мы выделяем отдельные элементы, чтобы понять, как они функционируют.

Результатом такого анализа может быть, например, перечень документов: кто их создает, кому они передаются, как используются. Это может быть текстовое описание процесса, которое пока является черновиком, но уже представляет собой анализ. В рамках этого анализа мы начинаем видеть, из каких частей состоит рассматриваемый нами объект, будь то предприятие или его подразделение.

Однако анализ — это только первый шаг. Мы уже разобрали все на отдельные элементы. А что же дальше? Результатом любого анализа должен быть синтез. Давайте разберемся и с этим понятием.

Что такое синтез?

Синтез — это логический прием, с помощью которого мы мысленно соединяем в единое целое части, выделенные в процессе анализа.

Итак, при анализе бизнеса мы определили сотрудников, которые работают в подразделении, изучили документы, программы, и теперь соединяем эту информацию в определенном порядке, чтобы представить, как все это работает вместе, как единое целое.

Результатом синтеза является описание бизнес-процесса или функциональное описание предприятия.

Например, мы взяли человека, который выполняет определенную функцию, скажем, бухгалтер создает документ. Мы определили, что есть бухгалтер, есть проект документа, и соединили эту информацию. В итоге у нас получилась часть модели. Если это текстовая модель, читатель должен мысленно соединить эти элементы. Если это графическая нотация, то модель представлена в виде схемы. Таким образом, результатом синтеза является какая-либо модель.

Пример бизнес-анализа: УФМТП

В качестве примера предлагаю рассмотреть Универсальную Функциональную Модель Торгового Предприятия (УФМТП). Я разработал эту модель, основываясь на своем опыте работы с торговыми предприятиями. У меня большой практический опыт сотрудничества с торговыми компаниями в качестве бизнес-консультанта. И в этой модели я собрал и обобщил свой опыт и знания.

Таким образом, я посмотрел на предприятие с точки зрения бизнес-консультанта, выделил основные функции, без которых предприятие не может существовать, а затем соединил их в единую модель. Эта модель стала официальным универсальным функциональным описанием торгового предприятия. Изучить ее подробнее можете здесь:

УФМТП. Универсальная функциональная модель торгового предприятия в нотации IDEF0

Текст и схемы

Теперь, когда мы немного разобрались, что такое бизнес-анализ, остановимся подробнее на методах предоставления результатов анализа и синтеза. Это могут быть текст или схема. Давайте разберем оба варианта.

Текст

Основное преимущество текста заключается в том, что любой человек, владеющий грамотой, может написать текстовое описание работы отдела или предприятия. А грамотность в наше время, как вы знаете, стопроцентная. Получается, что текстовое описание может составить любой человек.

Однако у текста есть большой минус: он не так нагляден, как картинка. Кроме того, уже в процессе составления, мы должны сами представлять в голове все причинно-следственные связи, аналогичные сложности возникнут у читателя. О самих причинно-следственных связях я уже писал в другой статье:

Что такое причинно-следственная связь

Но если говорить вкратце, то в результате работы над моделью мы должны получить модель, где причинно-следственные связи будут непротиворечивыми, логически связанными и информативными. То есть они не должны противоречить сами себе, должны быть логически связаны и информативными, то есть сообщать нам какую-то необходимую и важную информацию для принятия решений.

Схемы

Схемы (графические нотации) более наглядны. Как любая картинка, они более информативны и позволяют четко показать причинно-следственные связи.

Еще один важный плюс. Если мы используем стандартную нотацию, вероятность ошибок снижается, так как нотация задает строгие правила. И мы будем уже работать в рамках этих правил. А потому написать, т.е. нарисовать, непротиворечивую схему, зная эти правила, будет намного проще.

Одновременно и другим людям будет проще понять схему, чем текстовое описание. Прочитать и понять какую-либо графическую модель, например, нотацию BPMN, вы сможете даже без какой-либо специальной подготовки.

Но порог вхождения для работы со схемами выше, чем для текста. Чтобы создать или полностью со всеми нюансами правильно прочитать схему, нужно быть знакомым с той или иной нотацией или стандартом.

В целом, для чтения модели на основе той или иной нотации или стандарта, подготовка не особенно нужна. А вот для ее составления знания необходимы. Именно потому я и говорю о том, что порог вхождения для работы с графическими моделями выше.

Кто такой бизнес-аналитик?

Теперь перейдем к следующему вопросу: кто занимается бизнес-анализом? Это люди, которых называют бизнес-аналитиками. Если дать определение, бизнес-аналитик — это тот, кто занимается бизнес-анализом.

Может ли руководитель быть бизнес-аналитиком? Да, может. Если он работает со схемами, занимается реорганизацией компании, то есть хочет представить себе, синтезировать модель предприятия и предоставить ее в каком-то виде, то почему бы нет? Он тоже бизнес-аналитик. В принципе, любой человек может быть бизнес-аналитиком.

Но в наше время бизнес-анализ часто выделяется как отдельная профессия. Есть специалисты, которые официально называются бизнес-аналитиками, и их работа заключается в выполнении задач бизнес-анализа. В некотором роде бизнес-анализ действительно можно выделить в отдельную профессиональную область. Но с другой стороны, далеко не всегда бизнес-аналитик нужен на постоянной основе, ниже я поясню, почему это так.

И хочу выделить: лично я считаю, что выделять бизнес-анализ как исключительно отдельную профессию, не совсем правильно.

Нужен ли бизнес-аналитик постоянно?

Если компания недостаточно большая, постоянный бизнес-аналитик может быть не нужен. Бизнес-анализ — это работа, которая должна приводить к созданию устойчивой модели. Если модель создана качественно и непротиворечиво, ею можно пользоваться долгое время. Постоянное моделирование одного и того же объекта говорит о том, что модель неустойчива и некачественна.

Периодически я встречал в крупных проектах, например, по создании новых систем, бизнес-аналитиков нередко нанимают на постоянной основе. Также аналитики востребованы и часто нанимаются в штат в больших организациях, где идет непрерывный процесс реорганизации, оптимизации, открываются новые филиалы и подразделения и т.д.

Но если у вас есть очень хороший бизнес-аналитик, который создал устойчивую модель, его работа должна быть в определенный момент завершена, после чего долгое время модель не придется переделывать. Она будет просто работать и работать эффективно.

Чем занимается бизнес-аналитик?

Теперь давайте разберем, что же делает бизнес-аналитик. Результатом его работы является устойчивая и непротиворечивая модель, представленная в текстовом виде или в виде графической нотации. Далее рассмотрим, как он к этому приходит, т.е. рассмотрим процесс работы бизнес-аналитика.

Исходя из того, что я написал выше, и опираясь на свою практику, перед тем, как вообще начинать работу, бизнес-аналитику необходимо понять, из чего состоит конкретное предприятие, его филиал, или любое другое подразделение, с которым предстоит работать.

В целом, любое предприятие состоит из людей, помещений, программ, которыми эти люди пользуются, инструментов, которые они используют, т.е. компьютеров, станков и так далее. Кроме того, на предприятии обязательно есть товары или материалы и продукция. Если это производственное предприятие, то речь идет о материалах и продукции. Если предприятие занимается перепродажей, то есть торговой деятельностью, то это товары.

Итак, определим основные этапы работы бизнес-аналитика.

1. Планирование

Когда бизнес-аналитик приходит на предприятие, он должен понять, кого нужно интервьюировать, какие программы изучить, и договориться о формате результата — текст, схема или их комбинация. На основе этой информации он планирует свою работу, определяя, что будет делать.

1. Сбор информации

Сбор информации осуществляется несколькими способами:

1. Интервьюирование. Здесь все просто. Назначаются встречи с руководителями и сотрудниками. В процессе общения аналитик задает вопросы об их деятельности. Например: «Расскажите, чем вы занимаетесь? Какие документы используете?». Для упрощения процесса можно использовать готовые модели, такие, например, как УФМТП или BPMN. Таким образом, аналитик просто опрашивает людей и собирает информацию.
2. Изучение IT-систем. Если на предприятии есть IT-системы, аналитик должен получить к ним доступ, чтобы изучить, какие документы создаются, где они создаются и т.д. Также важно понять, какая информация хранится, где она хранится, какие данные запрашивает руководство, какие сведения руководству реально нужны, что уже имеется, и чего не хватает. В целом, IT-системы — важный источник информации.
3. Изучение документооборота. Аналитик запрашивает все документы, используемые на предприятии: счета, заказы, накладные, требования и т.д. Лично я просто спрашиваю сотрудников: «Какие документы вы используете?» Далее собираю все их вместе, изучаю, как они создаются, в каком порядке, кто их использует.

Анализ информации

Аналитик берет собранную информацию и проводит ее анализ. Например, он может обнаружить, что сотрудники называют один и тот же документ по-разному, одни докладной запиской, другие электронным письмом, третьи – еще как-то. В целом, этот документ более всего похож на докладную записку. Соответственно, есть смысл уточнить у сотрудников, которые называют этот документ иначе, можно ли его назвать «докладная записка». Если они соглашаются, вопрос решен.

В процессе анализа часто приходится уточнять детали, в том числе, не по одному разу. И только когда не остается разночтений, упущенных деталей или непонимания каких-то процессов, можно начинать подготовку отчета.

Подготовка отчета

Отчет может быть текстовым, графическим или комбинированным, когда графика сопровождается текстом. В принципе, отчет — это и есть результат работы, т.е. документ, в котором аналитик представляет готовую модель. Например, внутри отчета может быть описание бизнес-процесса или функциональная модель в виде графики, текстовая расшифровка графической модели с какими-то пояснениями, в конце можно включить предложения по оптимизации работы.

И здесь возникает важный нюанс: Может ли руководитель быть бизнес-аналитиком и собирать информацию? Да, вполне может, как я уже говорил выше. В некоторых случаях это даже лучше, так как он хорошо знает, как работает предприятие, значит, и описать его работу будет легче.

Например, если я знаю, как работает предприятие, я могу быть не просто бизнес-аналитиком, но и бизнес-консультантом. Я могу сказать, что нужно сделать, чтобы из того, что есть, получить желаемый результат, например, предложить улучшения, указать, как можно повысить эффективность работы. То, что я описал выше – это просто описание текущего состояния, то есть «as-is». А самое главное, для чего в принципе нужна бизнес-аналитика, это понимание, каким должно быть желаемое состояние «to-be» и как к нему прийти.