Как использовать и читать нотацию IDEF0
Нотация IDEF0 – это удобный способ показать, как работает предприятие любого типа для последующего анализа и понимания его особенностей. В этой статье я предлагаю разобраться максимально подробно, как использовать нотации IDEF0 на примерах универсальной функциональной модели «Торговое предприятие» (УФМТП) и универсальной функциональной модели «Производственное предприятие» (УФМПП).
Цель моделирования
Сначала нужно понять цель модели. Для УФМТП цель – показать, как устроено торговое предприятие, чтобы потом его анализировать и улучшать. Если вы разобрались, из чего состоит предприятие, какие у него функции и как они связаны, значит, цель достигнута.
Для УФМПП цель похожая, но она связана с производственным предприятием – показать, как оно работает, чтобы оптимизировать процессы. Цель сразу задает, чего ожидать от модели, и помогает понять, что вы получите, изучив ее. Например, если вы изучили модель и поняли, как устроена работа торговой или производственной компании, т.е. какие функции выполняются и какова их последовательность, значит, модель выполнила свою задачу.
Точка зрения
В обеих моделях – УФМТП и УФМПП – мы смотрим на предприятие с точки зрения бизнес-консультанта. Иногда также говорят о точке зрения бизнес-аналитика, но это несколько неточно. Консультант – не то же самое, что аналитик.
Бизнес-аналитик изучает данные, делает выводы, создает модель и на этом его работа часто заканчивается. Бизнес-консультант идет дальше. Он использует анализ, чтобы внедрить изменения, улучшить бизнес-процессы, провести реорганизацию. В отличие от аналитика, бизнес-консультант, особенно при работе с малым и средним бизнесом, т.е. в сфере, где я лично работаю, приходит на предприятие, чтобы что-то поменять. А потому он создает модель IDEF0 для последующей работы – чтобы понять, как все устроено и последующего внедрения изменений на предприятии, оптимизации бизнес-процессов и подобных вещей.
Описание моделей
Модели описаны в нотации IDEF0, строго по стандарту – с правильным синтаксисом и семантикой. УФМТП описывает торговое предприятие, УФМПП – производственное. Как их можно использовать?
Для реорганизации
Если вы хотите создать новый отдел или повысить эффективность, вам необходимо понять, какие функции выполняет тот или иной отдел, чем именно занимаются люди в этом отделе, кто и за что отвечает и т.д. Именно в этом поможет разобраться модель IDEF0.
Например, мы изучаем отдел продаж. Чтобы разобраться в его работе, декомпозируем функцию продаж, посмотрим, что именно выполняет каждый из сотрудников, какие роли. Это поможет решить, нужно ли нанимать новых людей или перераспределить обязанности. Иногда один человек выполняет сразу две роли, например, менеджер по продажам изучает спрос, как маркетолог. Это не всегда эффективно, потому что изучение рынка и оформление сделок – разные задачи. Модель поможет понять, стоит ли нанять отдельного маркетолога, чтобы менеджеры сосредоточились только на продажах.
С другой стороны, именно продавец часто хорошо знает рынок, понимает, что он уже продал, какие товары он сможет продать в ближайшее время и т.д. Потому нередко анализ спроса выполняют менеджеры. Модель IDEF0 поможет понять, нужен ли в компании отдельный специалист для изучения спроса или у менеджеров достаточно времени и для работы с клиентами, и для дополнительных функций в рамках модели.
Для внедрения программного обеспечения (ПО)
Каждая функция в модели – это блок, а сверху и снизу к нему идут стрелки, обозначающие механизмы, например, помещения или сотрудников. Т.е. в рамках модели мы обозначаем, кто это должен сделать, и где он будет это делать. Нам ничто не мешает добавить еще одну стрелку для программного обеспечения.
Скажем, в отделе продаж вы используете CRM-систему – просто добавьте ее в модель. На складе можно указать WMS-систему для управления складом. И здесь также просто добавьте стрелку на эту программную систему. Для каждой функции вы определяете, какие рабочие места нужны, например, рабочее место сборщика заказов. Это помогает поставить задачу программистам, чтобы они настроили нужное ПО.
Для создания нового предприятия
Очень много людей, которые выходят на рынок и создают какое-то новое предприятие, испытывают сложности с пониманием, как все это должно работать. Необходимо четко понимать, какие сотрудники потребуются, какие помещения и оборудование, какие функции кому из сотрудников поручить. Все это помогает понять модель IDEF0.
Например, я открываю торговое предприятие. Что мне понадобится? Вот, например, на модели я вижу блок «Хранение товара». Казалось бы, это очевидно, что товар нужно будет где-то хранить. Но при этом для хранения товаров нужно складское помещение и обученный персонал. И модель IDEF0 очень наглядно это показывает.
IDEF0 прекрасно подходит для составления бизнес-плана. Она помогает рассчитать, сколько механизмов нужно, какие материалы потребуются, оценить затраты на площади, материалы и персонал.
Таким образом, если вы планируете открывать предприятие, вы можете использовать такую модель для планирования. Она поможет учесть все нюансы еще до того, как вы откроетесь.
Работа с разработкой документации
На любом предприятии сотрудники обмениваются информацией между собой, с клиентами и т.д. При этом бывает достаточно сложно понять, какие документы понадобятся для эффективного обмена информацией. Очень важно понимать, какие цепочки нуждаются в документах, а где это станет ненужной тратой времени и ресурсов. И здесь также выручают IDEF0.
Документация может быть вводом в функцию. Например, заказ покупателя. На основе этого документа мы выполняем закупку товаров. Потому «Заказ покупателя» – это ввод для соответствующей функции.
Или, например, на производстве должен осуществляться контроль качества. Он выполняется на основе спецификации. И вот мы видим, что у нас есть стрелка контроля. Соответственно, нужен документ «Спецификация», чтоб этот контроль реализовать. Таким образом, модель показывает, какие документы должны быть, кто их создает и как они используются.
Аутсорсинг
Допустим, перед предприятием стоит вопрос оптимизации работы. Один из методов оптимизации – отдать определенные функции на аутсорс. Модель IDEF0 покажет, какие функции можно передать, какие ресурсы при этом высвободятся.
Вы просто указываете на определенный блок и говорите «вот это отдаем на аутсорс». В модели вы просто убираете блок с этой функцией, а входы и выходы передаете аутсорсинговой компании. При этом высвобождаются сотрудники, помещения, механизмы. Помещение можно будет отдать в субаренду, сотрудников перевести на другие должности или уволить, механизмы продать либо использовать для выполнения других функций. Все это вы сразу видите при работе с моделью IDEF0.
Например, вы решаете не хранить или не доставлять товары самостоятельно, т.е. передаете эти функции на аутсорс. Вы просто убираете соответствующий блок. Стрелки ввода и вывода теперь ведут не к этому блоку, а становятся точками ввода и вывода к сторонней организации.
Сравнение моделей УФМТП и УФМПП
Теперь сравним две функциональные модели – УФМТП и УФМПП. Такое сравнение поможет нам выявить определенные закономерности и сделать интересные выводы. При этом в процессе сравнения нет ничего сложного. Вы просто смотрите на две модели и визуально их сравниваете. Это огромный плюс моделирования – вы видите не текст, а графику, все просто и наглядно. И это очень важно.
Но перейдем к самому сравнению.
- Товар и продукт.
Если мы говорим о торговом предприятии, то в нем везде используется «товар», в то время, как для производства – «продукт». В чем разница? Товар мы закупаем на стороне, соответственно, уже готовым, после чего просто перепродаем его без изменений.
Продукт создается на предприятии. И для него потребуется не потребительская, а технологическая, производственная документация – спецификации, технологические карты и т.д. Также если мы говорим о продукте, то это нечто, то мы создаем сами, а потому нам потребуется все необходимое для производства. И только после этого понадобится потребительская модель – фотографии, описания, эскизы для продажи, т.е. информация, которую предоставляют потребителю.
- Изучение спроса.
В торговом предприятии спрос изучают, чтобы найти подходящий товар и предложить его покупателю. Т.е. мы изучаем спрос, потребности наших покупателей. После этого выполняем поиск готовых товаров, закупаем их и перепродаем.
В производственном предприятии спрос влияет не на закупку, а на создание продукта. Сначала изучают, в чем именно нуждаются потребители из того, что мы можем произвести. Изучают не активность покупок готовых изделий, а потребности потребителей. На их основе формируется будущий дизайн, функциональные особенности, подходы к рекламе.
Например, если мы производим одежду, нужно изучить модные тенденции, определить, какие именно брюки или платья будут покупать в ближайшее время. И после этого создать именно такой товар. Это важный момент: в торговле ищут готовый товар, а в производстве создают новый.
Ключевой плюс IDEF0 – она не может быть противоречивой, если вы ее создавали в соответствии со всеми правилами, а также наглядно показывает причинно-следственные связи. Это не текст, где все связи нужно представлять в голове, и очень легко допустить ошибку или не заметить противоречий.
Модель IDEF0 – это картинка, и здесь сразу максимально наглядно видны все связи, благодаря чему решения принимаются намного быстрее. С одной стороны, это плюс, с другой – минус. Непротиворечивую модель создать бывает сложно, так как для этого нужно очень хорошо знать предмет, т.е. работу предприятия, которую вы описываете. При этом крайне важно не увязнуть в деталях, а для этого как раз требуется не слишком глубоко погружаться в нюансы и излишней детализации.
Также важно немного творчества, чтобы изобразить процессы понятно и четко. Если сочетать знания и фантазию, получится модель, которая ясно показывает, как все работает, и помогает принимать правильные решения.