Этой статьей я продолжаю цикл, посвященный работе с CRM-системами. В прошлой статьей "Коммуникации в CRM" я рассказал о разных видах коммуникаций, которые применяются в CRM, а также о том, как их правильно подключать и для чего это нужно.Из моего опыта и опыта моих клиентов, более половины общения с заказчиками и покупателями происходит всего по двум каналам – это телефонное общение и переписка по email. О телефонии подробно я уже рассказывал в статье "Что такое телефония в CRM и как ее выбирать". А сейчас я хочу поговорить подробнее о связи с клиентами при помощи email.

Для чего к CRM-системе подключают Email?

О пользе интеграции любых видов коммуникаций с CRM системами я говорил уже очень много. Это и повышение качества работы с клиентами, снижение влияния человеческого фактора на результат, и удобство менеджера (все данные по общению в одном месте), и развернутая аналитика для руководства. Сейчас я хочу поговорить о преимуществах интеграции CRM и почтового ящика более предметно.

Использование шаблонов

Современные продажи я рекомендую регламентировать очень строго. Есть готовые схемы, скрипты для ведения переговоров, готовые ответы, отработанная последовательность действий. И для email-переписки также активно применяются шаблоны-заготовки с готовым текстом ответа. И во многих случаях отправка писем-шаблонов из CRM может быть автоматизирована. Например, покупатель оформляет заказ через сайт компании. Этот запрос попадает в CRM-систему, назначается ответственный сотрудник, который будет заниматься этим заказом. И тут же формируется и автоматически отправляется заказчику письмо с текстом:

Спасибо за ваш заказ, в ближайшее время с вами свяжется наш менеджер <Имя Фамилия>, который и будет вашим персональным менеджером вплоть до завершения сотрудничества. Если у вас возникли вопросы, обращайтесь: <реквизиты компании>.

Письма-шаблоны можно привязывать к любому другому событию. Например, это может быть оповещение клиентов о предоставляемых скидках, может быть связано с переходом конкретного клиента из одной категории другой (из покупателей в дилеры, либо из розницы в оптовые покупатели), уведомление об отправке товара, напоминание о заказанной услуге, поздравление с днем рождения и т.д. Результат настройки такой автоматической рассылки:

• Клиент ощущает вашу заботу и получает своевременно важную информацию;
• Компании эти действия не стоят никаких усилий, так как шаблоны написаны и настроены один раз, а далее рассылка ведется автоматически.

Автоответ

В какой-то степени автоответ можно считать разновидностью использования шаблонов, но я предпочитаю выделить этот тип писем отдельно. Они отправляются в ответ на то или иное событие. Варианты автоответов:

• Реакция на входящий запрос. Например, клиент написал запрос с сайта ночью или в выходной день. Быстро среагировать на его письмо вы не можете. CRM-система отправляет автоответ «Спасибо, мы получили ваше письмо, к сожалению, сейчас мы не работаем, с вами свяжется менеджер <Фамилия> в самые сжатые сроки».
• Событие, вызвавшее автоответ, является внутренним для компании. Например, в CRM-системе меняется ответственный менеджер для определенной категории клиентов или для конкретного заказа. Всем заказчикам, которым могут быть важны эти перемены, отправляется автоответ системы: «Уведомляем Вас о том, что у нас произошли небольшие перемены. Вашим менеджером теперь будет не Иванов, а Петров. Спасибо за понимание».
• Уведомление клиента о превышении суммы кредита или сроков погашения задолженности. Система автоматически заносит недобросовестных покупателей в стоп-лист, после чего также идет автоответ на действия системы – покупателю отправляется автоматическое уведомление.

Рассылки по базе клиентов

Этот метод работы с почтовыми адресами клиентов применяется сегодня очень активно. Рассылки проводят по всей базе клиентов или для той или иной категории. В рассылках можно:

• Уведомлять о сезонных скидках, акциях, распродажах;
• Оповещать о поступлении новых товаров;
• Поздравлять клиентов с календарными праздниками;
• Рекламировать новые услуги и группы товаров;
• Напоминать о возможности совершать у вас новые покупки.

Кроме того, рассылки очень удобны для оповещения о смене физического или юридического адреса, платежных реквизитов, телефонов, режима работы и так далее.

Фиксация запросов пользователей

Этот метод работы с почтой я предлагаю обычно своим клиентам, и многие им очень эффективно пользуются. В чем он заключается:

• От клиента поступает email с заказом товаров или запросом на производство/поставку каких-то товаров, оказание услуг.
• На основе этого письма в CRM-системе автоматически создается задача и назначается менеджер, ответственный за работу с этим запросом.
• В отдельных случаях письмо-запрос автоматически направляется сразу на производство или в отдел разработки, чтобы там оценили потребность клиента и поставили ее в очередь выполнения.

Аналогично при поступлении жалоб, претензий и рекламаций в CRM-системе создается особый вид задачи, которую также в обязательном порядке выполняют.

Общие принципы работы

В любой CRM-системе работа с почтой будет делиться на две важные группы:

1. Рассылки;
2. Анкетирование;
3. Переписка с одним клиентом.

Выше я немного уже рассказал немного и о рассылках, и о вариантах переписки с клиентом, но сейчас хотел бы остановиться подробнее на технической стороне вопроса.

Какими бывают рассылки

Рассылки – это почтовые email-письма, которые направляются одновременно целой группе получателей. Это может быть:

• база клиентов компании,
• отдельная категория покупателей, выбранная по определенному признаку,
• поставщики и партнеры компании,
• любая другая категория пользователей, которые дали согласие на получение рассылок.

Сами рассылки также могут быть разных видов. В зависимости от оформления, рассылка может быть:

• Простое текстовое письмо. Может содержать ссылки в случае необходимости. Используется преимущественно для информационных уведомлений, связанных с какими-то организационными моментами, например, сменой адреса, телефона, графика работы и т.д.
• Красочные рекламные и поздравительные письма. Здесь используется красивые шаблоны, а сами письма рассылаются через специальные сервисы рассылок, которые также позволяют в дальнейшем получать подробную аналитику об эффективности рассылки – сколько писем отправлено, сколько получено, сколько были открыты, какое количество оказалось в спаме, сколько переходов из писем на сайт было осуществлено и пр.

Простые письма отправляются обычно из CRM-системы, их информационная направленность не требует подробного анализа и тщательной аналитики. Чаще всего их рассылают небольшой группе клиентов, но бывают и массовые рассылки, если в этом возникает необходимость. Сервисы работы с рекламными рассылками интегрируются с CRM для быстрого и корректного обмена данными. В сервис рассылок передается информация о получателях (email и ФИО или название организации), а в систему CRM поступают данные статистики для последующего анализа.

Анкетирование

Email анкетирование – это удобная обратная связь с клиентом, которая становится все популярнее. Суть такого анкетирования заключается в том, что покупатель после получения товара/услуги или даже в случае отказа от сотрудничества получает анкету, которая помогает собрать сведения о качестве работы компании и отдельного менеджера, об эффективности всей системы, выявить недочеты и т.д. Клиент компании получает на email письмо с просьбой заполнить небольшую анкету и ссылкой на сервис анкетирования, где уже сгенерирована для него анкета, соответствующая ситуации (для довольных клиентов одна анкета, для тех, кто ушел без заказа, другая). Система анкетирования также должна быть интегрирована с CRM-системой. И после заполнения или в случае отказа от заполнения данные передаются в CRM, где прикрепляются к карточке клиента и к сделке.

Переписка менеджера с клиентом

Кроме отправки писем группе лиц, для любой системы продаж очень важным средством коммуникации является переписка менеджера и клиента. И здесь активно применяются шаблоны и автоответы, они позволяют сэкономить время сотрудника, а также исключить человеческий фактор (забывчивость в данном случае). Кроме того, переписка с клиентом через систему CRM позволяет в одном месте хранить все сведения о взаимодействиях с клиентом, все его обращения, запросы, ответы, которые менеджер отправлял. Это удобно и для руководства, и для сотрудника, который работает с большим числом клиентом.

Интеграция Email и CRM

О том, зачем нужна интеграция Email и CRM, и каким образом она используется на практике, я уже рассказал немало. И теперь предлагаю перейти к следующему этапу – внедрение интеграции Email в CRM. Конечно, большую часть работы будет в любом случае выполнять профессиональный программист. Но даже неспециалисту стоит понимать важные моменты, на которые при постановке задаче и тестировании готового решения нужно обратить особое внимание.

Разделение прав доступа

Обычно в CRM-системах применяют три разных уровня доступа:

1. Доступ для всех. Можно настроить доступ всем сотрудникам, например, на уровне чтения. В некоторых случаях открывают также и редактирование. Зачем это нужно? Чаще всего публичный доступ организуют к входящим письмам от новых заказчиков, которые попадают в корпоративный почтовый ящик. Каждый сотрудник может зайти и почитать уведомления в этом почтовом ящике, просмотреть запросы от потенциальных заказчиков, забрать себе в работу лид. Этот подход является частью системы работы с лидами по принципу – «кто увидел, тот и забрал».
2. Доступ только для ответственных лиц. В этом случае входящее письмо от клиента или партнера, с которым уже велась ранее какая-то переписка, видят только лица, ответственные за работу с ним. Обычно это персональный менеджер, который ведет проект, а также его непосредственный руководитель, который осуществляет контроль работы сотрудника. Все остальные сотрудники это письмо не видят вообще. Чаще всего такое ограничение выставляют в компаниях, где стоимость лидов высока, а также имеется строгое разграничение по сотрудникам – кто какого клиента ведет. В некоторых случаях видеть переписку может только менеджер, в других – менеджер и руководитель, настройки зависят от принципов работы компании.

При этом для просмотра переписки и написания ответа менеджеру не нужно заходить в почтовый ящик. Вся переписка прикреплена к карточке клиента в CRM, где без сложного поиска в специальной области интерфейса или соседствующих «чужих» писем менеджер может быстро просмотреть всю переписку, после чего здесь же он создает новое письмо и отравляет его клиенту.

Варианты реализации работы с почтой в CRM

Сегодня существует несколько вариантов работы с почтой через систему CRM, они оба имеют свои плюсы и минусы, и выбор здесь осуществляется обычно по принципу удобства и просторы реализации в каждом конкретном случае.

Собственный почтовый клиент в CRM

В системе CRM имеется собственный почтовый клиент. В этом случае достаточно настроить переадресацию из корпоративного почтового ящика (прописать настройки), и вы получаете полноценный почтовый сервис внутри системы CRM. Вы сможете:

• Получать любые письма, которые отправляются в почтовый ящик, «привязанный» к CRM системе.
• Отправлять любые письма (не только клиентам и партнерам из карточки клиента, но и самые обычные, вручную, как в любом почтовом сервисе);
• Сортировать/искать письма в почтовом ящике. Здесь все зависит от возможностей, которые реализованы в вашей системе. Это может быть поиск по адресу или тексту в письме, могут быть какие-то теги, другие варианты выборки и сортировки, использующиеся в разных почтовых сервисах.
• Создавать папки для разных типов писем и хранить их в удобном виде и т.д.

Таким образом, у вас есть два варианта работы с email: чтение переписки и отправка письма из карточки лида/клиента или обычная работа с почтовым ящиком прямо в системе CRM. При этом большинство таких систем позволяют настроить гибкую работу с письмами:

• Письмо от известного контакта будет автоматически прикрепляться к карточке лида/клиента.
• На основе нового письма-запроса прямо в системе можно создать новый лид.
• Если лид уже существует или удобнее его создать вручную, всегда можно скопировать адрес почтового ящика и добавить в карточку лида. После этого все новые письма с этого email также будут автоматически прикрепляться к указанному лиду.

Несомненными преимуществами такого решения являются простота настройки, широкий перечень готовых решений для автоматизации работы с email, возможность быстро настроить доступы пользователей и т.д. Минус такого подхода – это возможность работать почтой вручную, как с обычным клиентом. При этом в CRM приходят письма, никак не связанные с продажами и клиентами. Кроме того, возможность написать письмо не из карточки клиента, а из почтового модуля, повышает вероятность потери важной информации и возникновения различных накладок из-за человеческого фактора.

Работа с внешним почтовым ящиком и отправка писем из CRM

В этом случае в CRM-системе также имеется почтовый сервис, но нет полноценного почтового интерфейса. Т.е. к системе прикрепляется корпоративный почтовый ящик, CRM собирает с него почту так же, как это делают почтовые клиенты. Но при этом происходит отбор:

• Если письмо пришло с известного системе адреса лида/клиента, оно автоматически добавляется в карточку, и менеджер может читать переписку, а также отправлять из карточки ответы на эти письма.
• Если email системе неизвестен, он игнорируется. И письмо останется в почтовом ящике непрочитанное до момента, когда вы вручную просмотрите почту.

Плюс системы – это простая и удобная работа с email известных контактов, вся переписка ведется только через карточку клиента и никак иначе. Минус – необходимость вручную просматривать почтовый ящик вне системы CRM, и в случае выявления нового запроса (нового контакта) лид для него нужно создавать вручную. Только после появления в системе лида с прикрепленным к нему email, письма от этого контрагента будут попадать в CRM-систему.

Работа с внешним почтовым ящиком и отправка писем из почтового клиента

В системе CRM регистрируется в качестве основного внешний почтовый ящик, и вся работа ведется через эту почту. Т.е. входящие так же, как и в предыдущем случае, копируются из почты в карточку клиента. А отправка исходящей почты здесь немного сложнее.

• Менеджер нажимает на кнопку «отправить письмо» и переходит во внешний почтовый ящик, прикрепленный к системе.
• Из обычного почтового интерфейса отправляется исходящее письмо, скрытая копия которого идет в специальный почтовый ящик, который нужно заранее создать в CRM-системе специально для исходящих.
• Далее CRM-система “видит” во входящих письмо с этим служебным адресом, анализирует, кому еще было отправлено письмо (адрес клиента), и прикрепляет его к нужной карточке как исходящее в переписке.

Плюсы системы: простота, автоматическое получение и прикрепление всей переписки к карточке клиента, отсутствие «лишних модулей», т.е. система сама по себе проще в настройке и работе. Минус: обязательно нужно создавать «скрытые копии» писем клиентам. Если это не сделать, то письмо для системы CRM будет утеряно. Кроме того, в этом случае вы не сможете пользоваться никакими CRM-шаблонами. Понятно, что первый вариант наиболее комфортен, использование последнего повышает риски от человеческого фактора. Но на практике используются они все в зависимости от возможностей выбранной системы и потребностей компании.

Резюме

Интеграция Email и CRM – это актуальная на сегодняшний день задача. Такой подход позволяет повысить эффективность работы с клиентами, снизить нагрузку на менеджеров при помощи автоответов и различных автоматических рассылок, повышает качество работы с клиентом. При таком подходе вся переписка отображается в карточке клиента в CRM, в результате чего и самому сотруднику проще работать с потребностями заказчика, и руководитель всегда может осуществить контроль качества работы подчиненных. В современных условиях email становится все более актуальной системой коммуникаций не только в коммерческом секторе B2B, но и при работе с частными лицами. Телефонные переговоры не всегда удобны, по телефону невозможно передать большой объем информации, да и восприятие важной информации происходит лучше при чтении письма. Существует множество других факторов, которые делают Email в работе с клиентами все более популярным решением. А потому очень важно, чтобы эта коммуникация также была проработана до мелочей, важно снизить здесь влияние человеческого фактора и повысить уровень контроля над перепиской с клиентами. Все это вам поможет осуществить интеграция с CRM системой.

‍