Критика понятия владелец бизнес процесса

Вопросы, связанные с таким понятием, как владелец бизнес-процесса, возникают очень часто. Я и сам их получаю регулярно как в группе на Facebook, так и в комментариях к своим публикациям. Люди спрашивают, как определить владельца бизнес-процесса, уточняют критерии его идентификации. Задают вопросы о том, что такое уровни и общий владелец BPMN и многие другие, связанные с понятием «владелец бизнес-процесса». В связи с этим я хотел бы пояснить свое видение ситуации с этим понятием.

Определение владельца бизнес-процесса

Самое популярное определение дают на сайте businessstudio.ru:

Владелец бизнес-процесса - должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса.

Получается, что владелец – это тот человек, который распоряжается ресурсами процесса. Но здесь очень важно понимать, что в любой компании сотрудники подчиняются не процессам, а своему руководству в соответствии с принятой в организации иерархией.

Таким образом, структура любой организации иерархическая, а работа ведется в рамках определенных бизнес-процессов. Например, если компания занимается производством автомобилей, в этом процессе участвуют несколько подразделений, каждое из которых выполняет свою часть работы. При этом подразделения имеют своих руководителей, но при работе каждый сотрудник выполняет свои обязанности в соответствии с бизнес-процессом.

Почему я не рекомендую пользоваться этим понятием

На самом деле, понятие «владелец бизнес-процесса» не просто неоднозначное, оно может быть интересно разве что в теории. Давайте разберемся, почему оно не имеет смысла.

О вычислении владельца

Для начала напомню один из самых популярных вопросов – «как вычислить владельца бизнес-процесса». Представьте, что вы в качестве бизнес-консультанта пришли в компанию и описываете для нее бизнес-процессы. Вы видите, как работают сотрудники, понимаете, как описать последовательность их действий. 

Но можно ли вычислить владельца того или иного бизнес-процесса? Вы, как консультант, можете что-то посоветовать, изложить свои рекомендации по изменению процессов и даже иерархии. Но вычислять что-либо вы не сможете. Здесь речь идет именно о структуре организации, о сложившейся иерархии, а не о математических формулах.

Как обычно предлагают вычислять владельца бизнес-процесса:

• По наибольшим затратам;
• По наличию полномочий;
• По наибольшему преобразованию;
• По соответствию цели.

В качестве красивых слов этот перечень можно использовать. Но на практике оказывается, что они не имеют смысла. 

Для примера возьмем параметр «соответствия цели». И здесь сразу появляется необходимость четко определить цели процесса. О том, что в описании бизнес-процесса нет никаких целей, я уже писал в других публикациях. Кратко напомню, что очень важно различать цель, т.е. желаемый результат, к которому мы стремимся при разработке стратегических решений, и непосредственно описание бизнес-процесса, где речь идет о последовательности действий. 

Еще один пример – вычисление владельца бизнес-процесса по наличию полномочий. Но разве есть необходимость вычислять человека с определенными полномочиями в компании? Для этого достаточно ознакомиться с ее иерархией. Т.е. вы по наличию полномочий пытаетесь вычислить человека, который уже обладает этими полномочиями и вам об этом заранее известно. Получается действие, которое не имеет смысла.

Вариант вычисления по наибольшему преобразованию вообще не имеет смысла. Преобразования должны быть, и каждое из них одинаково важно. Если мы не сделаем даже самое, казалось бы, небольшое преобразование, процесс не будет выполнен.

Получается, что вычислить владельца бизнес-процесса невозможно, потому и вопрос не имеет смысла.

О назначении владельца бизнес-процесса

Есть и другой подход. Раз вычислить владельца бизнес-процесса невозможно, давайте его назначим. Чтобы понять бессмысленность этого действия, приведу пример процесса оформления заказа. В нем участвуют руководитель отдела продаж, менеджер по продажам и секретарь, которая не относится к отделу продаж, но принимает все входящие звонки.

Допустим, владельцем бизнес-процесса мы назначили руководителя отдела продаж. Но в соответствии с иерархией компании секретарь подчиняется непосредственно директору компании или, как вариант, руководителю отдела рецепшен.

В определенный момент выполнение процесса дает сбой, так как секретарь ошибается при переключении входящего звонка, не берет вовремя трубку или совершает другие неверные действия.

По логике, именно владелец бизнес-процесса должен в этом случае навести порядок. Если ошибку совершает менеджер по продажам, руководитель отдела продаж в соответствии с иерархией компании может внести какие-то изменения в работу, обратить внимание сотрудника на недочеты или даже выбрать какое-то дисциплинарное взыскание. 

Но в случае нарушений со стороны секретаря, он таких полномочий не имеет. У секретаря свое руководство и своя работа, в том числе, не связанная с этим бизнес-процессом. Если бы секретарь занимался только входящими звонками от клиентов, его логично было бы сделать сотрудником отдела продаж. И тогда была бы обычная линейная подчиненность. В нашем случае только непосредственный начальник секретаря может определить, действительно ли сбой в процессе произошел по вине сотрудника или на то были какие-то другие причины. И только непосредственный начальник секретаря может принимать какие-то решения в связи с выявленным сбоем.

Получается, что назначение владельца бизнес-процесса не имеет смысла. Существует либо линейная подчиненность, описанная в иерархии компании, либо – просто слова в описании диаграммы, которые не наделяют «владельца» никакими полномочиями и никак не влияют на работу по выполнению процесса.

Ошибочность понятия владелец бизнес-процесса

Как видите из примеров выше, смысла в вычислении или назначении владельца бизнес-процесса нет. Это излишнее понятие, которое только мешает в работе. 

Более того, я считаю, что даже в теории понятие «владелец» н может относиться к бизнес-процессу. Процесс – это то, что движется и меняется с течением времени. У процессов не бывает владельцев. Это настолько же абсурдно, как и, например, владеть течением реки. Вы можете владеть самой рекой, но не ее течением. Аналогично и с бизнес-процессом. Это понятие динамическое, потому сам термин владелец к нему неприменим.

Зачем придумали владельца бизнес-процесса

После прочтения статьи, скорей всего, этот вопрос пришел и вам в голову. Давайте разберемся, зачем и кому понадобилось вводить термин «владелец бизнес-процесса».

Опытные бизнес-консультанты знакомы с таким понятием, как «погремушка консультанта». Это набор непонятных клиенту, но красиво звучащих слов, которые повышают значимость работы в глазах клиента и помогают повысить ценник.

Проще говоря, одно дело, прийти и просто описать бизнес процесс. И совсем другое дело при описании бизнес-процесса вычислять владельцев, выполняют какие-то другие расчеты и вычисления. Получается, что консультант выполняет большой объем работы и таким образом обосновывает дополнительную стоимость.

Таким образом, понятие «владелец бизнес-процесса» - это не более чем маркетинговый ход, который при изучении реального описания бизнес-процессов не представляет никакого интереса.