Как рассчитать стоимость внедрения программного продукта

Вопрос стоимость внедрения программного обеспечения возникает у любого заказчика на этапе переговоров. Каждая услуга имеет свою цену, и обсуждать что-либо без понимания финансовой составляющей не имеет смысла. Но нередко в ответ на общую стоимость появляются вопросы из серии «почему так дорого» или попытки понять, из чего состоит озвученная цена.

Аналогичный вопрос, как сформировать стоимость услуги внедрения, задают и начинающие специалисты. В этой статье я предлагаю разобраться в основных составляющих услуги внедрения и принципах формирования стоимости.

Что такое внедрение?

Внедрение программных систем – это процесс настройки программного продукта под нужды заказчика и подготовки сотрудников. Этап внедрения начинается после того, как выполнена работа по выбору программного продукта, а завершается вводом системы в эксплуатацию.

Внедрение состоит из двух основных этапов:

  1. Настройка программного продукта. Этот этап включает в себя различные доработки, интеграцию и непосредственно настройку, т.е. перенос первичных данных, создание групп пользователей и т.д.
  2. Обучение персонала. Мало получить работающую систему, необходимо, чтобы люди знали, что с ней делать. Иначе внедрение программного решения становится бессмысленным.

В некоторых случаях выделяют отдельно настройку и доработки системы, я в этом не вижу смысла.

Стоимость настройки программы

На этом этапе работают специалисты двух профилей:

  1. Бизнес-консультант или специалист по внедрению. Это эксперт, который собирает информацию о потребностях заказчика, согласовывает все нюансы, ставит техническое задание программистам, контролирует выполнение работы.
  2. Программисты. В зависимости от сложности и особенностей необходимых доработок и интеграций, в процессе может участвовать один или несколько специалистов. Например, для интеграции с сайтом потребуется веб-программист, а для обмена данными с 1С Бухгалтерией – специалист по 1С.

Оплата труда каждого участника процесса может быть рассчитана классическим методом:

«ставка за 1 час работы» * «количество времени»

Но в случае, если консультант и программисты являются опытными специалистами в своей сфере, у них обязательно найдутся какие-то готовые решения, фрагменты кода, документация. Кроме того, опыт и знания в любой сфере снижают сроки выполнения работы.

Потому большинство специалистов предпочитают указывать стоимость каждого вида работы без учета затрат времени. То есть за результат, иными словами выбирают сдельную оплату труда.

Почему консультант и программист – это разные люди?

Консультант и программист – разные специалисты. Это важно понимать заказчикам услуги внедрения. Если вы заказываете услугу внедрения сложной системы для бизнеса, выполнять задачу будет целая команда специалистов различного профиля. Консультант будет выполнять свою работу, программисты – каждый поставленную перед ним задачу. 

Стоимость услуги внедрения равняется сумме стоимости работы каждого из участников проекта. 

Почему не бывает хороших консультантов-программистов?

Бизнес-консультант – это специалист, занимающийся изучением и оптимизацией бизнеса. Этот человек ведет переговоры, находит общий язык с сотрудниками компании, предлагает решения, управляет проектом. Т.е. основа этой специализации – работа с людьми и умение моделировать процессы также с учетом понимания того, что в них участвуют не только программы, но и живые люди.

Программист – специалист по работе с кодом. Представители этой специальности не часто отличаются повышенной общительностью. Кроме того, у них в основе построения каких-то процессов или алгоритмов – «машинный» подход. Т.е. в программировании алгоритмизация – это математика в чистом виде. Здесь не учитываются живые люди с их усталостью, потребностями и т.д. В алгоритме важен процесс с точки зрения математической логики и, впоследствии, машинного кода.

В принципе, попытки совмещать эти два вида работы встречаются довольно часто, особенно, среди новичков в любой из этих профессий. Но практика показывает, невозможно «разорваться на части». Либо человек не станет специалистом ни в одном из направлений, либо выберет в итоге одно, которое ему ближе. Либо консультант будет успевать работать с вами, либо уйдет в «дебри кода», и проект затянется на неопределенное время. И таких противоречий при попытках совмещать эти две специальности очень много. 

Потому, я всем рекомендую:

Как правильно экономить

Попытки заставить программиста консультировать или консультанта программировать – это затягивание сроков проекта до бесконечности, ошибки и несуразности в процессе, отсутствие связи с консультантом, потому что он занят кодом и т.д.

Экономить можно и нужно, но делать это надо разумным образом:

  1. Выбирайте грамотного консультанта.
  2. Проведите качественное предпроектное обследование.
  3. На основе грамотного решения нанимайте нужных специалистов в нужный период времени.

Почему обучение стоит дороже чем консультация

Цена обучения сотрудников обычно не вызывает вопросов. У преподавателей всегда есть цена часа работы в группе или индивидуально, с выездом в офис заказчика, на своей территории или дистанционно. Зависит цена и от типа обучения. 

Например, научить пользователя работать с новой компьютерной  информационной системой всегда намного дешевле, чем обучение самостоятельно настраивать и обслуживать систему. Разная глубина полученных знаний всегда влияет на цену.

На этом этапе чаще возникает другой вопрос: почему обучение дороже консультирования?

Навыки всегда стоят дороже знаний, так устроен рынок. Получение навыков требует большего внимания и времени, так устроены люди. Потому обучение всегда будет дороже консультирования.

Давайте разберемся с этим вопросом немного подробнее. Например, заказчику требуется автоматизация склада.

При консультировании он получает:

Но при этом он не получает навыков и умений, необходимых для использования полученных знаний на практике.

Кроме того, консультант не несет ответственности за результат проведенной консультации. Т.е. заказчик может запомнить полученные знания или забыть их через пару часов, может что-то не до конца понять. Консультанту важно достижение общего взаимопонимания, чтобы далее без проблем и претензий реализовать проект. Потому проверка качества переданных знаний здесь в этом случае проводится ровно настолько, насколько это важно для дальнейшего сотрудничества.

В случае обучения консультант передает конкретные навыки. Например, обучает сотрудников компании рассчитывать, создавать, а потом грамотно использовать резервы товара на складе.

При этом необходимо:

  1. Подготовить обучающие материалы – примеры, решения, задачи для отработки практических навыков.
  2. Провести само обучение. 
  3. Проверить качество переданных знаний.
  4. Оставить людям справочные материалы – записи лекций, инструкции, другие подсказки.

И здесь преподаватель несет ответственность перед заказчиком за результат обучения. Все участники программы должны получить необходимые навыки, так как в результате они должны уметь самостоятельно работать с новой системой. Именно за этот результат обучения заказчик платит деньги.

И о ценностных параметрах. Помните классическую фразу о том, что можно дать человеку рыбу, а можно научить его рыбачить? Так вот, при консультировании вы получаете рыбу, а вот после обучения можете рыбачить самостоятельно, так как вы или ваши сотрудники смогут самостоятельно выполнять действия, необходимые для успешной работы с новым программным продуктом

Как налоги влияют на стоимость

При формировании цены всегда необходимо учитывать налоги, которые войдут в итоговую сумму. В зависимости от системы налогообложения, эта цифра может изменяться, соответственно, увеличится или уменьшится цена внедрения.

Возьмем самый простой вариант. Компания работает по УСН, она оплачивает:

Таким образом, при сотрудничестве с организацией, работающей на упрощенной схеме налогообложения, к базовой стоимости услуги добавляются минимум 8,5%.

Если процесс внедрения будет выполнять группа специалистов, являющиеся сотрудниками компании, стоимость услуги может вырасти еще больше именно за счет необходимости платить налоги, в том числе, за сотрудников.

Если вы планируете сотрудничество с крупной организацией, которая работает на условиях общей системы налогообложения, расчет налоговой нагрузки будет сложнее, здесь без помощи бухгалтера в каждом конкретном случае не обойтись. Но в среднем, сумма налоговых отчислений в таких компаниях выше, чем у небольших организаций.

В любом случае важно понимать: все налоговые отчисления с прибыли всегда ложатся на покупателя. Так работает любой продавец товаров или услуг. И от системы налогообложения напрямую зависит сумма этой «налоговой» наценки.

3 времени: оплачиваемое, неоплачиваемое, календарное

В рамках любого проекта оперируют тремя видами времени:

Также нужно понимать, что оплачиваемое время, в свою очередь, может быть трех типов:

  1. Предоплаченное - заранее уплачивается фиксированный объем. В этом случае специалист заранее оценивает, сколько времени понадобится на выполнение работы. И, если ошибется в оценке, скорей всего, придется завершать работу, так сказать, “за своей счет”. При полной предоплате заказчику будет сложно пояснить, почему на ту или иную работу понадобилось больше времени.
  2. Постоплаченное - затраты времени фиксируются по факту, после чего производится оплата, исходя из тарифа. Удобный вариант в случаях, когда нужны нетиповые доработки, которые сложно оценить заранее, либо для каких-то вспомогательных услуг. Например, индивидуальное обучение руководителя или ведущего специалиста. Количество часов будет таким, какой понадобится. Используется этот вариант обычно, когда, повторюсь, прогнозировать объем работы сложно, а фиксировать затраченное время - нет. Т.е. либо при личном присутствии, либо при работе за компьютером с использованием программ-таймеров и т.д.
  3. Смешанное. В этом случае исполнитель берет предоплату за выполнение определенной работы, но, также заранее оговаривается некоторый объем дополнительного времени “на всякий случай”. Заказчику это удобно, так как с одной стороны, у него есть некоторый “запас” времени, запланированный заранее, с другой - такой подход позволяет снизить сумму предоплаты, ведь исполнитель не будет закладывать в предоплату все возможные нюансы. Исполнитель будет работать с пониманием, что в случае необходимости, у него есть запас времени, который также будет оплачен. В результате он может выставить более привлекательное для заказчика предложение по цене. Здесь важно только одно - заранее оговорить, как именно вы будете подтверждать необходимость использовать дополнительное время. Если вы не фиксируете все возможные случаи заранее, возможны конфликты.

Как снизить стоимость за счет календарного срока

Если вы хотите, чтобы стоимость проекта была ниже, необходимо делать его быстро. С другой стороны, быстро – не значит «вчера». Времени должно быть столько, сколько объективно нужно специалистам. Но без дополнительных проволочек.

В этом случае не будет обратного эффекта в виде наценки за срочность, не будет потери качества. Впрочем, в случае правильно проведенного предпроектного обследования качество в любом случае должно быть одинаковым.. Но также не будет лишних затрат, связанных с затягиванием работы.

Соотношение: цена-качество-срок

Важно понимать, что  в вопросах внедрения программного продукта известный всем треугольник “цена-сроки-качество” вообще не работает. Здесь все намного проще:

либо внедрение прошло успешно и люди пользуются программным продуктом, 
либо цель не была достигнута.

Потому, если вы будете доплачивать, чтобы сделали качественнее, или вообще наймете дорогого специалиста в надежде, что он сделает работу лучше других, скорей всего, вы просто потратите дополнительные средства.

Если специалист обладает нужными знаниями и навыками, чтобы выполнить работу, он ее сделает. Т.е. вы получите результат - систему, которая работает и приносит пользу. Если нет, то результата и, как следствие, успешного завершения работы не будет в принципе.

Потому ориентируйтесь на успешный опыт выбранного специалиста, прислушивайтесь к тому, какие сроки люди указывают, как необходимые. Не позволяйте затягивать проект. И не пытайтесь за счет дополнительного финансирования получить какой-то особый результат. Что вы хотите получить, вы обговариваете на этапе предпроектного обследования. Как только программная система будет работать, как было оговорено изначально, и пользователи смогут с ней работать, проект завершен. Других критериев оценки в сфере внедрения не существует.

Конечно, у более опытного и востребованного специалиста цена всегда будет выше просто в силу того, что он может выполнить работу быстрее, сумеет избежать в процессе каких-то ошибок, сможет сам увидеть даже то, что сотрудники компании забыли ему рассказать. Да и в силу востребованности профессиональная команда всегда будет предлагать цену выше, чем новички в профессии. Впрочем, в условиях падающего рынка даже лучшие эксперты могут соглашаться на работу по сниженным ценам. Здесь все зависит от вашего умения вести переговоры.

Как рассчитывается стоимость той или доработки в системе

В процессе внедрения программных систем часто появляется потребность в каких-то доработках. Это могут быть интеграция учетной системы с кассовым аппаратом, настройка обмена данными с сайтом, создание каких-то специфических форм или документов.

Как производится расчет стоимости такой работы:

(«количество часов работы программиста» * «цена часа работы программиста» + «количество часов работы консультанта» * «цену часа работы консультанта) * «коэффициент неопределенности».

Последний параметр рассчитывается с учетом проекта, это может быть от 30 до 50% стоимости «чистой работы». Он необходим, чтобы в случае появления каких-то непредвиденных сложностей или неуказанных заказчиком заранее полей документов или типов данных, которые необходимо интегрировать, не приходилось заниматься перерасчетами стоимости. Практика показывает, что такие ситуации возникают практически всегда.

Например:

Получается:

Доработка стоит 18400 руб.

Как снизить стоимость доработки

  1. Подготовьте заранее все необходимые материалы, данные, сформулированное задание для консультанта. Если специалисту не придется проводить длительные интервью и выяснять самостоятельно, что именно нужно сделать для реализации ваших пожеланий, стоимость услуг консультанта снизится за счет экономии времени.
  2. Подготовьте заранее все, что необходимо программисту: доступы ко всем программным системам, подготовка окружения и т.д. Время работы программиста сократится, снизится цена.

Подготовка окружения для настройки новой программной системы потребуется обязательно. Это будет настройка сервера, подготовка сайта или другого программного продукта к интеграции. Заказчик в любом случае оплачивает эту работу. Но в одном случае этим может заняться его штатный специалист или человек, который обслуживает сервер постоянно. В другом – программист, выполняющий доработку. В последнем случае времени потребуется больше, цена доработки вырастет.

Одно из самых больших заблуждений что специалист все сделает сам и вы не будете тратиться на подготовку его рабочего окружения. С вас все равно возьмут эти деньги, так или иначе. Открою маленький секрет - даже если вы сейчас не заплатили за работу, с вас все равно возьмут на следующих этапах.

Как цена руководства влияет на проект

Процессом внедрения программного продукта обязательно должен кто-то руководить. Необходимо взаимодействовать с заказчиком и его сотрудниками, ставить задачи программистам, проверять качество работы, контролировать сроки.

Почему-то нередко люди считают, что работа руководителя проекта – это нечто, само собой разумеющееся, и ее учитывать не стоит.

На самом деле, заказчик всегда оплачивает услуги руководителя проекта, и при внедрении программных продуктов, и при заказе услуг бригады по ремонту квартир. Просто в некоторых случаях эту сумму «прячут» в других тарифах.

Я лично считаю, что максимальная прозрачность – всегда плюс. Потому сумму на руководство проектом указываю в калькуляции. И поясняю заказчику, что все равно я буду тратить свое время на этот вид работы, и бесплатно не работает никто. Кроме того, все равно у него будут по ходу дела возникать вопросы, я буду к нему приезжать, обсуждать, уточнять и так далее. Потому намного проще включить прямо эти часы работы в калькуляцию, после чего он уже будет знать, что имеет полное право позвать меня в офис или в телефонном режиме уточнить необходимые нюансы.

Как снизить стоимость руководства

Доверяйте внедрение тому человеку, который проводил предпроектное обследование, выбирал программную систему и моделировал бизнес-процесс. Он уже изучил работу вашей компании, знает все нюансы, понимает, в какой последовательности выполняются работы и зачем нужна каждая доработка. Соответственно, ему на руководство понадобится меньше времени, чем человеку «со стороны», и стоимость этого этапа работ будет ниже.

Почему некоторые проекты «не взлетают» дальше продажи

Есть большое число крупных корпоративных проектов, которые активно продаются на уровне «коробки», т.е. продажи самого программного продукта осуществляются массово. А вот дальнейшее внедрение вызывает проблемы. Крупные компании  решают такие вопросы за счет штата собственных программистов с привлечением сторонних специалистов только к отдельным этапам, связанных, чаще всего, с внешней интеграцией. 

Малый и средний бизнес испытывает серьезные проблемы с поиском специалистов по внедрению, и нередко дорогостоящие программные решения остаются «в коробке на полке». 

Почему так происходит, давайте разберемся на примере программной системы 1С ERP.

Стоимость этого корпоративного продукта составляет 455 тыс. рублей. Из этой суммы 55% – наценка франчайзи, т.е. торгового партнера компании 1С. Цифра эта не относится к секретной, в разделе для партнеров 1С на официальном сайте компании можно увидеть, какие проценты от стоимости они готовы отдавать своим официальным представителям.

А теперь задумайтесь. При помощи продажи компания-партнер 1С уже заработала 255 тыс. рублей. При этом основную работу выполнял менеджер по продажам. Внедрение, скорей всего, принесет значительно меньшую прибыль, особенно, если учесть, сколько времени оно займет и каких специалистов придется привлекать и оплачивать. Потому компаниям-франчайзи 1С просто не интересно заниматься внедрением, кроме самых простых случаев. Они намного больше заинтересованы в том, чтобы продать как можно больше готовых продуктов.

Немного про Agile

Agile-методология (гибкая методология разработки) – это метод разработки ПО, состоящий из множества небольших итераций. Каждый такой этап длится небольшое количество времени (несколько недель), по результатам – оценивается. И только потом намечаются следующие шаги.

Этот метод проявил себя с неплохой стороны в программировании, когда коллектив специалистов создает программный продукт с нуля или занимается обновлением до новой версии. При этом появляется возможность включить как можно больше творчества, что для программирования новых систем может иметь положительный эффект, но одновременно снизить риски.

Сегодня нередко эту технологию предлагают использовать при внедрении программных систем для бизнеса. Как это выглядит:

  1. Проект разбивается на небольшие этапы, каждый из которых выполняется после завершения предыдущего.
  2. Оплата производится за каждый этап отдельно.

В итоге единственный плюс для заказчика – это возможность разделить оплату на много небольших частей. 

Минусов намного больше:

  1. Пока не выполнен один этап нет четкого понимания и планирования последующих.
  2. Сроки внедрения значительно затягиваются.
  3. Исполнители снимают с себя значительную часть ответственности за проект, так как они отвечают за каждый этап отдельно, а не за проект в целом.

Я не рекомендую применять эту технологию при внедрении программных систем. В случае необходимости лучше разделить финансирование на несколько этапов, что вполне возможно по договоренности с исполнителями, либо выполнять работы с какими-то перерывами, если это почему-то важно. Но все же сам проект должен быть цельным. Это важно для получения результата.

Проект это не проект, цельное. Agile это фрагментарность, и поэтому нельзя “вести проект по методологии Agile”, это взаимоисключающие понятия.

Заказчик тоже несет затраты

В процессе внедрения заказчик не только оплачивает услуги, но также несет дополнительные неявные затраты. Их также нужно учитывать, чтобы не было неприятных сюрпризов.

Персонал

Сотрудники компании вынуждены принимать участие в процессе внедрения. Они тратят рабочее время на объяснение нюансов своей работы, написание технических заданий или хотя бы предварительных набросков подобных документов, контроль качества, т.е. соответствия выполненной работы пожеланиям, обучение работе с новыми инструментами и т.д.

Все это люди выполняют в свое рабочее, оплачиваемое заказчиком время. Одновременно с этим на основную работу у них остается меньше сил и времени, результативность на период внедрения падает. К этому нужно быть готовым.

Простои и убытки от неправильных действий

Переход на новое программное обеспечение, новые инструменты в работе всегда связаны с какими-то недочетами, т.е. с тем самым «человеческим фактором».

Это только самые частые примеры тех самых простоев и неправильных действий. Без них не обходится ни один переход от одной схемы работы к другой, будь то внедрение новой  IT системы, оборудования на производстве или даже изменения схемы работы (оптимизация бизнес-процессов с использованием уже имеющихся программных продуктов).

Как снизить расходы

Помочь здесь сможет только одно – качественная работа до начала внедрения, т.е. внимательная и вдумчивая проработка предложенных решений – нотаций бизнес-процессов, выбранных программных продуктов и т.д.

Чем больше внимания вы уделяете предварительной работе, чем внимательнее относитесь к результатам внедрения до ее тестовой эксплуатации, тем меньше убытков вы понесете на первых этапах работы в новых условиях.

Но все же, повторюсь еще раз: совсем без этих убытков никогда не обходится. Возникают и технические сложности. Например, может в результате перехода на новую систему какое-то время не работать online-касса. Срабатывает человеческих фактор. Люди забывают сформировать и отправить счет, путаются в документах. Иногда возникают даже проблемы с налоговой, так как из-за недостаточного внимания к новому программному продукту со стороны бухгалтерии, отчетность оказывается неполной.

Нужно сделать все, чтобы свести эти проблемы к минимуму, и быть готовым, что полностью их не избежать. В конце концов, будущая прибыль от оптимизации работы компенсирует все эти затраты.

Подведем итоги

Стоимость внедрения основана на объективных факторах:

  1. Время работы специалистов, необходимое для настройки, доработок и интеграции программного продукта.
  2. Опыт и профессионализм. Сотрудничество с экспертами в любой сфере стоит дороже, но позволяет экономить время и получать ожидаемый результат.
  3. Сложность проекта. В случае большого числа различных доработок понадобятся специалисты разного профиля, а также дополнительное время на получение результата.
  4. Обучение. Цена этапа зависит от выбранного типа обучения, числа учеников, глубины знаний и навыков, которые они должны получить.

Своим заказчикам я часто повторяю известное изречение: “Хороший руководитель смотрит не на то, сколько он потратил, а на то, сколько осталось до результата”.

Потому, не так важно, сколько вы уже потратили на реализацию поставленной задачи, эти средства уже не вернуть. Важно, что если вы так и не добьетесь результата, все ваши затраты “уйдут в песок”, т.е. окажутся бессмысленными.

Конечно, внедрение программного обеспечения необходимо всегда тщательно планировать, но не стоит пугаться и отступать в случае ошибки. Любой проект - это живой, динамичный процесс. В нем участвуют люди, и со стороны исполнителя, и со стороны заказчика. Иногда эти люди делают ошибки. Иногда в процессе внедрения обнаруживаются ранее не предусмотренные сложности. Но если вы уже начали работу, потратили на нее время, силы и деньги, не останавливайтесь на половине пути! Всегда доводите проекты до конца. Только так ваши затраты будут окупаться, а решения приводить к успеху.

Предыдущая глава

Перейти к содержанию книги

Следующая глава

Об авторе

Кинзябулатов Рамиль

Кинзябулатов Рамиль  специалист по автоматизации трудовых(бизнес) процессов. Консультирую и пишу статьи о компьютерных системах (ERP,CRM), автоматизации бизнес процессов. Автор книги "CRM. Подробно и по делу". Работаю и живу в России в городе Москва.

Заполните форму, и наш менеджер Рузалина свяжется с вами и поможет найти ответ
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.