Как правильно вести взаиморасчеты с покупателями и поставщиками

Взаиморасчеты в том или ином виде ведут все. Но почему-то при этом периодически «теряются» оплаты или информация о их просрочке. Выявляется это все во время сверок, а иногда только при проведении аудита. Менеджера по продажам оказываются в неприятных ситуациях из-за того, что своевременно не получили информацию о наличии или отсутствии оплаты и т.д. Так как же исправить ситуацию? Внедрить правильный учет взаиморасчетов.

Зачем нужен контроль взаиморасчетов?

Казалось бы, вопрос странный, ведь очевидно, что взаиморасчеты необходимы и в текущей работе с клиентами и поставщиками, и руководителю предприятия.

Но практика показывает, что далеко не все сотрудники понимают, зачем взаиморасчеты в принципе нужны. И в итоге, ситуация с их ведением складывается далеко не радужная.

Например, бухгалтера взаиморасчеты могут заинтересовать только с точки зрения отчетности и соблюдения формальностей, т.е. наличие всех документов, которые требуются по закону, и правильность их оформления. А то, насколько своевременно была проведена оплата и как она была зарегистрирована в системе, ему вообще не интересно. Обычно даже если бухгалтер занимается распределением оплат поставщикам или вносит в информационную систему оплаты от клиентов, в его должностные обязанности не входит контроль сроков оплаты и соответствия суммы той или иной поставке.

С другой стороны, продажнику вроде бы взаиморасчеты и соответствующий контроль очень сильно нужны. Ему важно понимать, пришла ли та или иная оплата, и за что именно клиент оплатил деньги, особенно, если сумма не совпадает с ожидаемой. Но он работает в другом отделе и никак не может повлиять на бухгалтера.

На практике я видел компании, где каким-то образом пробовали наладить взаимодействие между бухгалтерией и отделом продаж. Но даже в самом лучшем случае ни один менеджер по продажам не будет ходить каждые полчаса с вопросами. Тем более, все это не сможет быстро проконтролировать руководитель, особенно, если ежедневно обрабатывается большое количество платежек, например, 50-60 в день и более.

В итоге, если не разработана правильная работа по ведению взаиморасчетов, получается ситуация, описанная в народе, как «у семи нянек дитя без глазу». Потому руководителю, а это именно его зона ответственности, необходимо понять, как правильно наладить учет взаиморасчетов таким образом, чтобы вы в любой момент времени могли получать точную информацию об оплатах, а ваши сотрудники работали качественно и в необходимом объеме, чтобы они могли быстро узнавать об оплатах и своевременно проводить оплаты.

Что значит правильно?

Когда я говорю слово «правильно», это значит такой перечень действий, который ведет к запланированному результату или не допустить определенные нежелательные результаты. Правильно – значит по правилам. Само слово «правильно образовано от слова «правило». Т.е. если вы введете определенные правила, и будете им следовать, то вы будете действовать правильно.

И здесь я говорю о том, как правильно вести взаиморасчеты, потому что видел очень много предприятий и, как ни странно, очень много вариантов ведения взаиморасчетов. Кто-то ведет по договорам, кто-то по счетам и договорам, кто-то по, так называемым соглашениям с партнерами, с покупателями и т.д. Отдельную путаницу во все это вносит использование 1С.

В результате вопрос регистрации и учета оплаты, т.е. ведения взаиморасчетов, превращается в нетривиальную задачу. Потому я решил описать наиболее простую и, с моей точки зрения, наиболее правильную методику ведения взаиморасчетов.

Поставщик и покупатель: что важно знать

С одной стороны, все просто. Когда вы что-то продаете, вы – поставщик, а товар вы отгружаете и оплату получаете от покупателя. Если вы выполняете закупки, то тут вы – покупатель, а заказываете вы у поставщика.

Как покупатель, вы всегда заинтересованы в соблюдении сроков поставки и для этого стремитесь также выполнять своевременно оплату. Аналогично вы работаете и со своими покупателями – стараетесь отгружать все своевременно при условии своевременной оплаты.

Если вы со своими покупателями выстраиваете взаимоотношения правильно, а в этом очень помогают правильные взаиморасчеты, то и от поставщика вы будете требовать аналогичного подхода к работе с вами. Более того, с учетом наличия правильных взаиморасчетов, вы быстро в любой момент времени сможете обосновать при общении с поставщиком свои претензии, если они вдруг возникнут.

Т.е. при правильном построении взаиморасчетов, вы сможете наладить и работу со своими покупателями, где вы выступаете в роли поставщика, и работу со своими поставщиками, где вы выступаете в роли покупателя. Но всегда нужно помнить, что вы работаете не в вакууме, а находитесь в обоих случаях в двусторонних отношениях, где и от второй стороны многое зависит.

Казалось бы, это базовые факты, но только при их понимании, вы сумеете плодотворно взаимодействовать и с покупателями, и с поставщиками.

Взаиморасчеты с контрагентами

Расчеты с покупателя и поставщиками, иначе, взаиморасчеты с контрагентами, делятся на две части: первая – с покупателями, вторая – с поставщиками. Рассмотрим их отдельно друг от друга.

Взаиморасчеты с покупателями

Первое, что нужно понимать, независимо от того, оформляете ли вы договор или нет, поставляете вы на основе каких-то соглашений или это самая простая разовая покупка, все оплаты во взаиморасчетах учитываются на основе выставленного счета.

Например, у вас заключен с покупателем договор на поставку, общая сумма которого составляет 20 тысяч рублей. В рамках заключенного договора покупатель делает заказ на 10 тысяч рублей. Вы ему выставляете счет на 10 тысяч рублей. И на основе этого счета проводите полученную оплату.

Некоторые делают ошибку. Выставляют счет на 20 тысяч рублей, и он у них в системе «висит» не закрытым в ожидании полной оплаты, хотя на самом деле, предоплата должна пройти только на половину этой суммы, после ее проведения счет закрывается. А на вторую сумму следует выставить еще один счет.

Еще одна популярная ошибка – проводить оплату на основе договора в целом. Но в договоре может быть указано, например, предоплата 40%, а остальное – в течение определенного времени после поставки. И получается, что вы ожидаете оплату не по договору в целом, а по определенному моменту в этом договоре. И итоге, как и при выставлении счета на всю сумму, проконтролировать своевременную и точную сумму полученной оплаты становится сложно, т.к. для этого придется поднимать условия договора и рассчитывать сумму каждый раз вручную.

Не стесняйтесь выставить отдельные счета – на предоплату и постоплату, на каждую из поставок товара в рамках договора, если оплата производится отдельными партиями и т.д.

Иногда пытаются проводить оплату на основе заказа. Например, если предоплата по заказу 40%, то пытаются вычленить из общего заказа товары на указанную сумму. В результате при проведении оплаты сотрудники получают дополнительную «головную боль» без какого-то полезного результата.

Пользуйтесь правилом: товары – отдельно, деньги – отдельно.

Т.е. вы, конечно, выставляете счет не на пустом месте, а на основе заказа или договора. Но сами счета выставляются именно таким образом: вы планируете получить оплату в определенном размере от покупателя – выставляете счет на нужную сумму. При получении оплаты вы ее проводите в системе на основе этого счета. Будет следующая оплата – будет новый счет. Все просто и прозрачно.

Один из лайфаков, который я всем рекомендую, требовать от покупателя в платежке в поле «Основание оплаты» указывать не номер договора, а дату и номер счета. В этом случае информационную систему можно настроить таким образом: при проведении оплаты, если счет найден, оплата автоматически к нему привязывается.

Взаиморасчеты с поставщиками

В этом случае сформировать удобную систему работы будет сложнее, чем с покупателями.

После того, как вы оформили заказ поставщику, вы ожидаете, когда он вам выставит счет покупателю. И здесь огромным плюсом будет, если вы сумеете добиться от поставщика, чтобы в основании в этом счете был указан ваш номер заказа, на основании которого выставляется счет.

В счете на оплату, на самом деле, вам не нужен список товаров, его можно посмотреть в заказе. А здесь, напомню, речь идет не о поставке товаров, а о деньгах. Кстати, аналогично и в счете покупателю, который выставляете вы, нет никакой необходимости указывать все товары, достаточно в качестве основания указать номер его заказа.

Далее, счет, полученный от поставщика, вы фиксируете в своей информационной системе, как Счет поставщика. Для этого стоит использовать отдельный документ, чтоб Счета поставщиков не смешивались со счетами, которые вы выставляете покупателям.

В Счете поставщика вы можете указать, какой товар вы оплачиваете или просто «привязать» к нему свой Заказ поставщику, и обязательно указывается сумма и условия оплаты. И далее, очень важно! Оплата проводится не на основании заказа поставщику, а на основании Счета поставщика.

Документооборот с поставщиками и покупателями

При расчетах с покупателями документооборот выглядит следующим образом:

1. Оформляется Заказ покупателя с указанием перечня товаров и/или услуг, которые будут поставлены или оказаны покупателю.
2. На основании Заказа покупателя формируется Счет покупателю, в котором указывается, что нужно будет оплатить. Это можно реализовать в двух вариантах:
3. Указываются все товары и услуги. Подходит, если вы точно знаете, какие товары будут отгружены, услуги оказаны, и счет выставляется на точную сумму поставки. Например, если в Заказе указаны «5 диванов на сумму 200 тыс. рублей». А мы хотим получить оплату и отгрузить в этот раз 2 дивана, можно в счете так и указать «2 дивана на сумму 80 тыс. рублей».
4. Указывается основание (заказ) и общая сумма к оплате. Например, если мы планируем поставку 5 диванов, и хотим получить предоплату 50%, то здесь указывать перечень товаров неправильно. Вы не можете продать «два с половиной дивана». А потому в основании платежа так и пишут «Предоплата по Заказу….»
5. При получении оплаты от покупателя она проводится на основании Счета покупателю.

При заказах поставщику документооборот будет таким:

1. Оформляется Заказ поставщику, в котором указываются примерные цены, по которым вы хотите закупить товары.
2. Поставщик у себя оформляет ваш Заказ поставщику как Заказ покупателя и указывает в этом документе точные цены, по которым он готов продать товар. Этот документ отправляется вам.
3. После согласования вы у себя в системе корректируете Заказ поставщику, уточняете количества, наименования и вносите в него актуальные цены из документа Заказ покупателя, который вам предоставил ваш поставщик.
4. Вы запрашиваете у поставщика счет на оплату на основании откорректированного Заказа поставщику.
5. Поставщик оформляет и высылает вам Счет покупателю, где поставщик указывает номер Заказа покупателя (свой), возможно, также номер Заказа поставщику (ваш). А далее, как и при оформлении вашего Счета покупателю, может быть указан перечень товара или просто Заказ – как основание с уточнением, что это предоплата и какой процент от общей суммы заказа.
6. Вы проводите Счет поставщика в своей системе.
7. Выполняете оплату поставщику и вносите ее в систему на основании Счета поставщика.

Такой документооборот поможет сформировать описанный выше правильный учет взаиморасчетов. В результате вы будете избегать путаницы и сложностей с пониманием, за что именно была выполнена та или иная оплата (как вами, так и вам). Все Заказы без счетов будут видны отдельно. Отгрузки по ним проводиться не будут в принципе. Движения финансов отделятся в отчетах от движения товаров. Взаиморасчеты станут намного проще, работать с ними сотрудникам также будет проще и быстрее. В результате система будет работать, и даже бухгалтер, который никак не заинтересован в правильном ведении взаиморасчетов, просто не сможет разнести средства иначе, как на основе счетов, т.е. быстро и правильно.