Документооборот в торговом предприятии

category

Бизнес анализ

schedule

73 минуты

Вопрос документооборота в торговом предприятии, казалось бы, должен быть давно закрыт, но на самом деле это не так. Самая главная проблема – отсутствие стандартизации торговли в России. Не существует единого стандарта, а потому каждая компания имеет свои особенности внутреннего документооборота. 

Вторая проблема – наличие нескольких видов учета – налоговый учет, бухгалтерский учет и, так называемый, управленческий учет, в котором нет стандарта, а потому как нечто цельное и единое для всех, он также не существует.

Если смотреть на документооборот, например, с точки зрения бухгалтерского учета, то можно точно узнать, какие формы отчетов нам необходимы для взаимодействия с государством. Но даже здесь возникают нюансы, так как часть документов являются внутренними. Так, государству не интересны перемещения товаров со склада на склад, так как пока товары не проданы и находятся внутри предприятия, они государству не интересны. Аналогичная проблема с инвентаризацией. Этот внутренний документ также не имеет определенной четко заданной структуры, так как государство инвентаризация не интересует и стандартов нет.

Аналогичная проблема возникает и с налоговым учетом.

Соответственно, если мы возьмем систему для одного вида учета, например, для бухгалтерии, то там будет набор документов, важных для бухгалтера, но других, не менее важных для работы компании, не окажется. Например, в бухгалтерском учете не предусмотрен «Счет поставщика» и тому подобные вещи.

Кому будет полезен этот материал

Эта публикация пригодится тем, кто каким-либо образом задействован в административной работе торгового предприятия и работе с документооборотом. Это может быть не только руководитель, но также менеджер по продажам, работник склада, экспедитор и т.д.

Даже если вы только начинаете работу на торговом предприятии в качестве рядового сотрудника, полезно будет знать не только свои непосредственные обязанности, описанные в должностной инструкции, но и понимать, что происходит рядом. Какие документы вам должны приходить, что происходит далее с документами, которые вы оформляете, как это все должно работать в принципе.

Это понимание поможет вам не просто бездумно выполнять свои обязанности, но правильно оформлять все документы, обращать внимание на важные для всей цепочки продаж факторы, а в будущем – успешно строить карьеру.

Понимание того, как работает документооборот в цепочке продаж, важно для каждого сотрудника, в том числе, для тех людей, которые готовят документы для вас, и кто работает с вашими документами далее. Это поможет правильно составлять документы на каждом этапе, знать, что требовать от человека, который готовит документы для вас, и, в результате, весь процесс продаж будет работать эффективнее.

Как пользоваться информацией на практике

Чтобы разобраться с тем этапом процесса продажи, который вам нужен в текущее время, достаточно просто выбрать соответствующий раздел, изучить в нем описание документов, а также обратить внимание на предыдущий и последующий этапы. Это даст понимание, на основе чего вы будете формировать документы, и как правильно выполнять свою работу, чтобы передать документы далее по цепочке в таком виде, который не вызовет вопросов и не станет причиной ошибок.

Вы можете изучить на практике, как это работает, в нашей системе Trinion торговля. При желании ваша компания может на нее перейти полностью или внедрить предложенные решения в ту систему учета, которую вы используете.

Примеры
Так же, для лучшего понимания, работы с документооборотом в публикации приведены примеры на основе типовой ситуации продажи товара от оформления заявки Покупателем на сайте компании до отгрузки товара.

По каждому документу представлен пример его применения на практике в условиях общения между нашей компанией и Покупателем.

Преамбула типовой ситуации, которая будет далее использована в примерах:

В нашу компанию ООО “Тринион” поступило обращение, в котором человек изъявил желание приобрести 200 лампочек модели А по цене 50 р. за шт. Обращение поступило в виде заявки, оформленной у нас на сайте компании и зарегистрировано в учетной системе в качестве документа Лид.

Наш Специалист по продажам, получив данное обращение, начинает переговоры с потенциальным покупателем, в ходе которых была достигнута договоренность приобрести лампочки, но уже модели Б по цене 60 р. за шт. и в количестве 1000 единиц.

УФМТП и важные особенности

Здесь мы будем рассматривать документ торгового предприятия, основываясь на УФМТП (универсальная функциональная модель торгового предприятия).

A0

Сам документооборот здесь описывается вне какой-то информационной системы, т.е. описывается сама работа с документами, которую исполнители могут проводить, в том числе, вообще без использования компьютеров в бумажном виде. 

Такой подход был выбран потому, что информационные системы у вас могут быть самые разные. Но сам документооборот и требования к документообороту, в принципе, практически одинаковые для всех.

Требования к документообороту исходят из таких постулатов:

  1. Полнота данных. Все необходимые для выполнения операции и дальнейших операций данные, должны быть задокументированы.
  2. Точность. В документе должны быть именно те данные, которые соответствуют действительности. Без намеренных или непреднамеренных ошибок.
  3. Непротиворечивость. Данные в разных документах и внутри документа не должны друг другу противоречить. Например, недопустимо, чтобы автором документа был один человек, а ответственным – другой, который, возможно, давно уже не работает в компании. Также и нумерация документов должна быть логичной и прозрачной: номер с меньшим значением должен соответствовать документу, который был создан ранее, и не наоборот. 

Основные понятия

В терминологии мы будем опираться не на печатные формы, не на формы отчетности для государства, а на термины, которые мы используем в УФМТП, и которая отражена в модулях Trinion Торговля и Trinion CRM.

Перед тем, как перейти непосредственно к описанию каждого документа, необходимо разобраться с элементами, которые будут встречаться практически в каждом документе, и которые нет смысла объяснять каждый раз заново.

1. Автор документа

Автор документа должен быть указан всегда. При этом не следует путать автора документа с ответственным лицом. Они могут совпадать, а могут и нет. 

Например, сотрудник регистрирует новый Лид, так как пришел новый покупатель. Он может далее работать с лидом сам, соответственно, он и будет ответственным. А может только создать документ, но дальнейшей обработкой займется другой сотрудник.

За точность, полноту информации и непротиворечивость ответственность несет автор документа.

2. Ответственный

Ответственный – это сотрудник, который несет ответственность за обработку документа.

Каждый документ создается и существует не просто так. Он необходим, чтобы зафиксировать какую-то операцию и дать старт следующей операции.

Например, чтобы отгрузить товар, необходимо предварительно создать и обработать Заказ покупателя. При этом, создает Заказ покупателя оператор, который является автором. Далее, Заказ покупателя обрабатывает продавец. Он должен уточнить все нюансы, дозаполнить поля, которые важны для дальнейшей работы, согласовать сроки, цены, количество и т.д. И только потом документ передается на следующие этапы работы. Продавец в этом случае – ответственный за документ. Именно он отвечает за то, чтобы все поля были заполнены, и что вся информация в документе, который он передал для дальнейшей обработки, правильная.

3. Дата

Дата документа – это всегда та дата, когда документ был создан. 

Почему это так важно. Иногда в компаниях присутствует практика выписывать документы “заадним числом” или “будущим числом”. Такой подход провоцирует путаницу и дополнительные сложности при возникновении каких-то проблем.

Дата документа всегда должна соответствовать реальной дате его создания. Иначе у вас будет нарушаться последовательность нумерации, проверить, когда и какие действия привели к созданию документа, будет сложно. А сами документы будут отображать несуществующие хозяйственные операции.

4. Номер

Номер присваивается согласно хронологическому порядку.

В некоторых компаниях принято ставить префикс перед документом, чтобы их разделить по какому-то принципу. Например, если в одной и той же базе документы оформляются от разных организаций, префикс используется, чтобы указать, от какой именно организации был создан документ.

5. Организация

В этом разделе указываются данные компании, которая работает с документом. Если у вас вся работа ведется от имени одного юридического лица, то данные везде будут одинаковы. Если нет, нужно внимательно относиться к заполнению этих полей.

6. Покупатель

Покупатель – это тот, кто покупает у вас товар. Вы для покупателя являетесь продавцом. Покупателем может быть как физическое, так и юридическое лицо.

Почему мы выбрали термин “Покупатель”, а не “Потенциальный покупатель”, “покупатель” или “Потенциальный покупатель”? Это сделано осознанно, чтобы избежать путаницы и правильно расставить акценты.

У нас есть Лид. На этом этапе вопрос, является ли он возможным покупателем или нет, закрываются. А далее мы рассматриваем каждого покупателя с той точки зрения, что есть цель: довести сделку до успешного финала, т.е. покупки.

Если использовать термины “потенциальный покупатель”и тому подобные, акцент смещается. И мы перестаем рассматривать его с точки зрения маркетинга. Потому для правильной расстановки акцентов было выбрано финальное название - Покупатель. Если он появился, то мы сделаем все, чтобы он дошел до конца успешной сделки.

Заполняйте карточку как можно более полно

Вносите всю информацию о покупателе, которую вы получили: номер телефона, email, адрес (пригодится для доставки), ИНН, КПП, юридическое название.

Вся эта информация пригодится вам на разных этапах работы: для контактов, доставки, оформления документов. А покупателю покажет ваш высокий профессиональный уровень. Эту информацию можно собирать разными способами. 

Часть сведений можно увидеть при изучении сайта компании покупателя, что-то он предоставит сам при отправке запроса или в процессе общения, можно даже составлять мини-анкеты в гугл-формах или пользоваться другими типами запросов основной информации о покупателе.

Многие этим пренебрегают, но на самом деле, сбор и заполнение всей необходимой информации в карточке покупателя в будущем помогает избежать ненужных проблем. 

Например, если у вас нет адреса доставки, его придется узнавать при оформлении заказа или даже перед отправкой товара. Хорошо, если есть менеджер по продажам, у которого хватает свободного от другой работы времени на подобные уточняющие звонки. 

А если отсутствие адреса доставки выяснится, когда заказ уже будет у экспедитора или курьера? Придется предоставлять этому человеку телефон покупателя, он будет тратить время на звонки, возможно, изменение маршрута, неизвестно, возьмет ли трубку покупатель с незнакомого номера и будет ли на связи в нужный момент и т.д.

Как заполнять карточку покупателя физического лица

Этот вопрос возникает на удивление часто, если компания работает с конечными потребителями. На самом деле, есть два подхода к решению вопроса.

  • Создается одна карточка Покупатель, которая так и называется “Физическое лицо”. А разные физические лица становятся Контактами, привязанными к этой карточке.
  • Для каждого физического лица создается карточка Покупателя и Контакт. Во многом в этих карточках информация будет дублироваться. Но зато, если у одного Покупателя несколько контактов, например, покупки совершают муж и жена, это можно удобно отобразить.

Каждый из этих методов работает нормально, выбирайте тот, который вам будет удобнее.

7. Продавец

Это карточки компаний, у которых вы совершаете покупки, т.е. ваших поставщиков. Здесь также нужно заполнять информацию максимально подробно. Это поможет в случаях, когда нужно срочно связаться, оформить какие-то документы и т.д.

Важно понимать, что как для вас ваши покупатели являются Покупателями, а вы для них Продавцом, так и здесь. Вы являетесь Покупателем, ваши поставщики - Продавцами. И потому мы для этой сущности также выбрали название, которое максимально понятно отображает суть ваших отношений: покупка-продажа.

8. Товар

Определение товара мы не будем приводить, оно есть в огромном количестве справочников, и даже в Википедии.

Мы будем рассматривать товар как физический объект, который может храниться, передаваться, имеет массу, объем, другие физические параметры. И с этим обычно связаны важные нюансы.

Например, если мы говорим о доставке товара, то мы должны учитывать:

  • Адрес доставки, т.е. расстояние, на которое нужно будет перевезти товар.
  • Ограничения по весу и объему: какие-то товары может доставлять курьер, а где-то понадобится грузовой транспорт с определенными параметрами.
  • Особенности товара: некоторые товары допустимо доставлять только специально оборудованным транспортом и т.д.

На этом основании и стоимость доставки будет изменяться.

Иногда утверждают, что можно говорить о товаре, но при этом подразумевать продажу услуг. В отдельных случаях, где услуги являются редкими и сопутствующими, возможно, такой подход и сработает. Но в общем, продажа услуг - это совсем другая цепочка, другие важные факторы, другой документооборот.

Товар – материален, услуга - нет. Потому при продаже услуг есть очень много своих нюансах, но о них мы поговорим в другой публикации.

9. Цена

Любой товар всегда имеет свою цену. Продажа без цены – не продажа, а подарок. И здесь очень важно понимать, что это вопрос, скорее, не организационный, а юридический. 

Если вы что-то дарите, то оформляется это для государство совсем иначе. А потому в разрезе документооборота продаж этот вопрос мы рассматривать не будем.

Потому в любом документе, где указывается товар, обязательно должна быть цена.

Даже если речь идет о заявке покупателя, мы примерно понимаем, по какой цене он хотел бы этот товар приобрести и/или по какой цене мы можем ему этот товар продать.

10. Комментарий

Комментарий - это поле, которое присутствует практически везде в учетных системах, но люди его редко понимают и потому не используют.

В комментарии вносится любая информация, которая у вас есть, но в системе для нее не предусмотрено специального поля или документа.

Например, если в вашей системе не предусмотрено поле “Адрес покупателя”, вы его можете внести в комментарий. Или вы получаете информацию о каких-то особых пожеланиях покупателя, ее также можно и нужно вносить в комментарий.

В некоторых системах документы содержат огромное число полей, так сказать, на все случаи жизни. Чаще всего эти поля остаются незаполненными, так как они просто не нужны, но работать с таким документом становится неудобно.

Намного практичнее создавать поля для той информации, которая будет действительно заполняться и использоваться в большинстве случаев работы с покупателями. А для всего остального есть комментарий.

Но при использовании комментариев нужно помнить, что это поле - строковое. И мы не сможем указать в нем какие-то ограничения, правила, отследить изменения.

Так, если поле Покупатель заполняется из списка Покупателей и никак иначе, то в Комментарии вы можете писать что и как угодно. Потому использовать его нужно разумно, только для вспомогательной информации, которая полезна в работе, но не критична для документооборота.

11. Количество товара

В любом документе, где вы работаете с товаром (продаете, покупаете, перемещаете), обязательно присутствует количество этого товара.

Количество указывается в тех величинах, которыми вы пользуетесь в процессе продажи. Например, если вы осуществляете продажу коробками или упаковками, то и цена будет за упаковку, и количество будет в упаковках. Если продажи осуществляются в штуках, то и количество везде должно быть в штуках.

И здесь есть важный нюанс, связанный с распространенной ситуацией: товар вы получаете упаковками, а продаете штуками.

В некоторых системах это реализовано следующим образом:

  • Товар приходит коробками.
  • На приход ставится также коробками.
  • Для продажи система автоматически пересчитывает товар в штуки.

Если у вас реализована такая возможность, пользуйтесь, но не забывайте о контроле количества товаров в упаковках, иногда поставщики его изменяют.

Если такой возможности в системе нет, то недопустимо ставить на приход коробками, а продавать штуками. В системе не должно быть одновременно двух типов количества одного и того же товара. Продаете штуками - на приход ставьте также сразу штуками.

12. Бланки строгой отчетности

Важно понимать, что при формировании документов для покупателя, у вас есть два совершенно разных типа документов.

Первые выписываются в свободной форме. Например, счет на оплату. Он имеет некоторые ограничения по формированию печатной формы, но нет строгого регламента на законодательном уровне, а потому при выборе формы решение принимаете вы. 

Еще более яркий пример - коммерческое предложение. Здесь вы можете писать все, что угодно, оформлять документ так, как считаете нужным. Единственное, что вас ограничивает, это внутренние правила, которые вы приняли сами для себя.

Но есть документы, которые относятся к бухгалтерской и налоговой отчетности. И здесь уже есть жесткие нормы, как именно должны быть оформлены такие документы. Для этого существуют, так называемые, бланки строгой отчетности. И в вашей системе такие документы должны формироваться точно в соответствии с этими требованиями.

Например, УПД - это бланк строгой отчетности. И здесь, как и в каждом подобном документе в углу вы можете увидеть “Форма №… согласно ….” - краткая информация о том, какой именно это бланк строгой отчетности.

Для таких документов даже небольшие вольности недопустимы, иначе государство не примет их к учету, а это чревато штрафами и другими неприятными последствиями. 

Самый безобидный из примеров тут - неправильно оформленная УПД не позволит вам или вашему покупателю подать на возмещение НДС, так как документ оформлен неверно, и государство его не примет.

Торговля и документооборот: этап за этапом

1. Лид

Первое, что нужно сделать специалисту по продажам при поступлении запроса от покупателя, это зарегистрировать Лид.

Что это такое

Лид – это потенциальный покупатель, интерес и данные которого фиксируются в системе. Что такое Лид, можно подробно прочитать в статье «Гайд по CRM».

На этом этапе есть факт отражения информации о появлении лида со всеми необходимыми для работы с ним данными.

Назначение

Почему всё начинается с лида, а не сразу, например, с заказа покупателя? Если обратиться к УФМТП, и рассмотреть Торговое предприятие как какую-то систему, то можно обнаружить, что существует этап работы «Привлечь покупателя», и Лид – это результат выполнения этой деятельности.

Форма документа

Форма документа в системе сделана в виде компактной карточки, которую удобно будет использовать как в электронном формате так и для печати, чтобы использовать бумажный вариант.

Пример

В компанию ООО “Тринион” поступило через сайт обращение:

E-Mail: [email protected]
Текст обращения: Есть потребность в приобретении 200 лампочек модели А, готовы заплатить за них 50 руб. за штуку. Пожалуйста, свяжитесь со мной по указанному E-mail.

Обращение автоматически регистрируется в учетной системе в качестве документа Лид.

2. Контакт

Контакт создается на основе Лида. Он имеет такую же компактную печатную форму и в системе он имеет важное значение. 

Что это такое

Контакт – это привычная всем карточка, в которой указываются имя, фамилия, должность, контактные данные человека, с которым работает специалист по продажам. Юридическое лицо может иметь несколько контактов, и для каждого из них удобно иметь собственную карточку.

Назначение

Появление Контакта показывает, что сотрудник узнал контактные данные, проверил информацию из лида, дополнил ее и зафиксировал в качестве Контакта, с помощью которого далее можно будет работать с Покупателем и оформлять какие-либо обязывающие обе стороны документы.

Форма документа

Форма документа в системе сделана в виде компактной карточки, которую удобно будет использовать как в электронном формате так и для печати, чтобы использовать бумажный вариант.

Пример

На основе Лида Специалист по продажам начинает переговоры с потенциальным покупателем создает Контакт, где указывает следующие данные:

ФИО:

Иванов Иван Иванович

Телефон:

+79997777777

E-mail:

[email protected]

Адрес:

г. Москва

3. Компания

Компания регистрируется после добавления Контакта, возможно, практически сразу или позже. 

Что это такое

Добавление карточки Контакта означает, что имеется определенное юридическое лицо с известными и указанными в системе реквизитами, с которым возможна дальнейшая работа.

Назначение

Карточка компании выполняет две функции:

  1. Показывает, от имени какого юридического лица обращается с запросами Контакт.
  2. Дает возможность юридически правильно оформлять первичные документы.

Форма документа

Форма документа в системе сделана в виде компактной карточки, которую удобно будет использовать как в электронном формате так и для печати, чтобы использовать бумажный вариант.

Пример

Специалист по продажам, в ходе переговоров с потенциальным покупателем, среди прочего получил информацию о реквизитах компании от имени которой обратился Покупатель и создает Компанию, где указывает её реквизиты:

Название

ООО “Компания покупатель”

ИНН

7777777777

КПП

771711777

4. Сделка

Первичная информация собрана, карточки заполнены, интерес потенциального покупателя выявлен и подтвержден. Теперь начинается непосредственно Сделка. Документ Сделка имеет такую же компактную печатную форму в виде карточки, которую удобно использовать внутри компании. 

Что это такое

Сделка – документ, созданный на основе запроса нового или уже существующего покупателя. Здесь отражается текущий интерес покупателя, этапы работы (переговоры, предложения и т.д.), результат. Можно много раз работать с одним покупателем, но при каждом новом запросе обязательно открывается новая Сделка. Исключения могут составлять очередные заказы в рамках уже действующего договора.

Назначение

Сделки необходимы, чтобы фиксировать, контролировать и анализировать определенные договоренности с покупателем. Те, которые еще не перешли непосредственно в продажу. Например, в Сделке фиксируется, что покупатель рассмотрит возможность покупки определенных товаров.

Форма документа

Форма документа в системе сделана в виде компактной карточки, которую удобно будет использовать как в электронном формате так и для печати, чтобы использовать бумажный вариант. 

Пример

В компанию поступило обращение, в котором человек изъявил желание приобрести 200 лампочек модели А по цене 50 р. за шт. Специалист по продажам, получив данное обращение, начинает переговоры с потенциальным покупателем, в ходе которых была достигнута договоренность приобрести лампочки, но модели Б по цене 60 р. за шт. и в количестве 1000 единиц.

В ходе переговоров с потенциальным покупателем Специалист по продажам получил Устную договоренность о приобретении товаров на сумму 60 000 руб. Её он оформляет в учетной системе в документе Сделка, где указывает следующую информацию:

Контакт

Иванов Иван Иванович

Компания

ООО “Компания покупатель”

Описание

Хотят приобрести 1000 шт. - Лампочка Модель Б

Сумма

60 000 руб.

Статус

В работе

5. Коммерческое предложение

На основе сделки оформляется коммерческое предложение. Этот документ имеет свою печатную форму в виде полноценного документа, а не простой карточки, и обязательно привязывается к Сделке как документ.

Что это такое

Коммерческое предложение – это документальная фиксация предварительных договоренностей между компанией и покупателем.

Назначение

Допустим, что в телефонном разговоре с покупателем были достигнуты определенные договоренности. Пока это происходит только на словах, даже сами переговоры называют предварительными. Это, скорее, выявление и уточнение потребностей, изучение со стороны покупателя ваших возможностей и т.д.

Коммерческое предложение – это первый документ, который фиксирует договоренности и предложения для покупателя, как принято говорить, «на бумаге».

После этого можно переходить с покупателем уже к обсуждению и утверждению документа, где имеются четкие предложения по товарам, услугам, ценам и т.д. В какой-то степени можно сказать, что появляется Соглашение о намерениях или Договор-оферта.

Форма документа

Есть печатная форма, которая так и называется «Коммерческое предложение». Печатная форма не имеет жестких стандартов, шаблон создается на основе документооборота, который приняли в компании. 

Пример

После того как были достигнуты устные договоренности с Покупателем Специалист по продажам формирует на основе Сделки документ Коммерческое предложение.

В данном документе он указывает:

  1. реквизиты компании (Покупателя)
  2. реквизиты нашей компании

перечисляет в табличной части конкретные товары с указанием:

Товар

Количество

Цена

Сумма

Лампочка модель Б

1000 шт.

60 руб.

60000 руб.

6. Заказ покупателя

После того, как на основе Коммерческого предложения были уточнены все нюансы, покупатель переходит непосредственно к заказу, и это отображается в системе.

Что это такое

Заказ покупателя – это документ, в котором отображены все потребности и запросы покупателя, независимо от того, имеется ли необходимый товар в наличии.

Заказ покупателя - это не заявка, важно не путать эти понятия. Заявка покупателя - это перечень потребностей покупателя, который он составляет в свободной форме. Заявка может быть отправлена электронным письмом, передана на бумаге, в том числе, в виде списка, написанного от руки и даже озвученная в вербальной форме.

Заказ покупателя - это документ, внесен в систему на основе заявки. Он имеет определенный стандартный для всех Заказов формат, поля, номер и т.д.

Назначение

Важно понимать, что в отличие от Счета, Заказ покупателя – это документ, который еще не относится непосредственно к процессу продажи, он фиксирует окончательные договоренности: что продавец намерен продать, а покупатель – купить, и по какой цене.

Если в коммерческом предложении все виды товаров, услуг, их стоимость и другие условия еще могут обсуждаться, то в Заказе покупателя – финальные договоренности.

В случаях, когда по той или иной причине после оформления Заказа покупателя, происходят изменения, например, сам покупатель отказывается от каких-то товарных позиций, просит их заменить или изменить количество, оформляется новый Заказ.

Форма документа

Документ имеет печатную форму, но к ней нет строгих требований закона, шаблон создается на основе внутренних стандартов компании. 

Пример

После получения согласия от Покупателя Специалист по продажам формирует в учетной системе на основе Коммерческого предложения документ Заказ покупателя.

Заказ покупателя состоит из следующей информации:

Организация

ООО Тринион

Заказ от

ООО Компания покупатель

Адрес доставки

г. Москва, ул. 13-я Парковая, д27к1

Коммерческое предложение

11

Упрощенная продажа

нет

Утвержден

нет

Зарезервирован

нет

Ответственный

Специалист по продажам

Статус отгрузки

Не отгружен

А также из таблицы с товарами, которая автоматически перенеслась из Коммерческого предложения:

Товар

Количество

Цена

Сумма

Лампочка модель Б

1000 шт.

60 руб.

60000 руб.

7. Счет покупателю

Счет покупателю создают после того, как уже на 100% все согласовано, и от покупателя в оговоренные сроки ожидается оплата.

Что это такое

Счет покупателя – финансовый документ, на основе которого покупатель выполняет платеж.

Назначение

Счет покупателя необходим для того, чтобы контролировать оплату покупателем согласованной в Заказе покупки.

Здесь очень важно понимать, чем Счет отличается то Заказа, и почему важны оба документа. В некоторых системах Счет покупателя не является отдельным документом, он просто формируется как печатная форма на основе Заказа покупателя. Это неправильно.

Например, в Заказе покупателя могут быть указаны 10 позиций, а оплата разделена на несколько этапов, а потому в Счете будет фигурировать только 5 позиций. 

В Заказе покупателя вы фиксируете, что именно, по какой цене и на какую сумму заказал покупатель. В Счете покупателя табличная часть с отображением перечня товаров/услуг не обязательна. Например, если в заказе указано 100 позиций и оплата планируется в 2 и более этапов, то в счете не обязательно указывать все 100 позиций и достаточно написать, что это предоплата по данному Заказу.

В случае необходимости на основе одного Заказа покупателя может оформляться несколько Счетов покупателю. И уже на их основе можно вести взаиморасчеты.

Форма документа

Документ имеет печатную форму, соответствующую нормам бухгалтерского учета.

Пример

После получения от покупателя согласия от Покупателя Специалист по продажам формирует в учетной системе на основе Коммерческого предложения документ Заказ покупателя и создает на его основе документ Счет покупателю. Вся информация из Заказа покупателю автоматически переносится в Счет покупателю. Система автоматически присваивает Счету покупателя следующие статусы:

  • если счет новый и оплаты по нему пока нет статус “Не оплачен”
  • если по счету поступила частичная оплата, например, аванс, то статус “Частично оплачен”
  • когда оплата по счету полностью поступила, то статус “Оплачен”

8. Поступление денежных средств

Документ формируется после выставления счета покупателю и получения оплаты.

Что это такое

Поступление денежных средств – внутренний документ системы, который фиксирует, что оплата от покупателя получена.

Назначение

Документ Поступление денежных средств отображается во взаиморасчетах, на его основании вы можете закрыть Счет покупателю, как оплаченный.

Если вы работаете по предоплате, то только после формирования документа Поступление денежных средств можно запускать последующие процессы – Заказ поставщику, Производство или Отгрузка. Если практикуется постоплата, оплата частями или какие-то иные договоренности, только наличие документа Поступление денежных средств закрывает выставленный Счет, а до того он во взаиморасчетах отображается, как неоплаченный, что стимулирует напоминать покупателю об оплате и т.д.

Форма документа

Для данного документа всегда имеется внешний документ-основание, но для удобства использования внутри компании для него имеется и внутренняя печатная форма, где будут отражены как внешние реквизиты так и данные собственного учета документооборота. Основанием для Поступления денежных средств может быть платежное поручение, приходно-кассовый ордер, кассовый чек или иной документ о поступлении денежных средств.

В подавляющем большинстве случаев используется только три документа основания. Платежное поручения для прихода безналичных платежей, приходно-кассовый ордер или кассовый чек – для получения наличных средств.

Пример

Ранее Специалист по продажам выставил Покупателю Счет и после того как деньги от покупателя поступят на расчетный счет нашей компании в учетной системе формируется документ Полученный платеж, в котором указывается информация:

  • от кого поступили денежные средства
  • данные входящего документа поступления денежных средств
  • по каким неоплаченным счетам можно распределить поступившие денежные средства

Специалист по продажам распределяет денежные средства на неоплаченный счет и у данного счета, в свою очередь, автоматически меняется статус оплаты в учетной системе.

9. Заказ поставщику

После поступления оплаты или подтверждения заказа покупателя другим способом, необходимо убедиться в наличии всех товаров, и, если чего-то не хватает, оформить Заказ поставщику.

Что это такое

Заказ поставщику – это документ, в котором отображаются потребности в товарах для последующей продажи: наименования, количества, другие важные параметры.

Назначение

Если компания имеет собственные товарные запасы на складах, то Заказ поставщику может не участвовать в прямой цепочке продаж. Но даже в этом случае возможны ситуации, когда части товаров из Заказа уже не оказывается в наличии, а потому их необходимо закупить.

Если компания работает по принципу «заказ под заказ», то ни одна продажа не сможет обойтись без документа Заказ поставщику.

Заказ поставщику необходим для того, чтобы закупщик смог сделать запрос нескольким поставщикам с перечнем товаров, которые необходимы, и выбрать, где нужные товары заказывать, основываясь на цене, наличиях, дополнительных выгодных условиях поставки.

В Заказе поставщику присутствует графа «цена». Здесь указываются либо нормативные цены, принятые в компании, например, цена, по которой закупщик хотел бы приобрести этот товар, либо цены последней закупки.

Это необходимо для понимании, насколько выгодной будет сделка, если цена товара от поставщика в их предложении будет отличаться от указанной в документе. Также это важно для того, чтобы Заказ поставщику был одобрен руководством внутри компании, если такой механизм одобрения предусмотрен в процессе закупки товаров.

Если в Заказе поставщику не будет цены, то невозможно будет рассчитать, на какую сумму планируется закупка. А в любой компании для принятия решения о закупке важно понимать, на какую сумму планируется закупать товар.

Форма документа

Документ имеет печатную форму. Стандартов для такой формы не существует. Но есть важное ограничение. В печатной форме, которая будет отправляться поставщикам, не выводится информация, кому отправляется документ и цена. Т.е. вы отправляете запросы поставщикам без этих данных, они остаются в системе для последующего анализа предложений поставщиков.

Пример

В рассматриваемой ситуации в нашей компании не оказалось необходимых для отгрузки товаров Покупателю. По этой причине Специалист по продажам оформляет документ Заказ поставщику

В учетной системе предусмотрен механизм создания заказа поставщику на основе заказа покупателю и, воспользовавшись данным механизмом, все товарные позиции автоматически переносятся в Заказ поставщику:

Товар

Количество

Цена

Сумма

Лампочка модель Б

1000 шт.

30 руб.

30000 руб.

Далее Заказ поставщику берет в работу уже специалист по закупкам. Он ищет подходящие предложения на рынке и направляет выбранным поставщикам документ Заказ поставщику. За счет того что в PDF форме документа не указаны данные поставщика и цены, то его можно направлять неограниченному кругу выбранных поставщиков без дополнительных усилий по его редактированию.

10. Счет от поставщика

После анализа предложений поставщиков вы делаете выбор, получаете от поставщика счет, и фиксируете это в системе.

Что это такое

Счет от поставщика – это документ, который фиксирует факт выбора поставщика и согласование условий. Он также является частью взаиморасчетов с поставщиками.

Назначение

После того, как с поставщиком согласованы все условия и получено от него документальное подтверждение. Обычно это и есть выставленный счет на оплату.

В нем фиксируются эти договоренности и обязательство оплатить указанную сумму в системе. И далее оплату компания выполняет не на основе Заказа поставщику, а на основе Счета поставщика.

Форма документа

Для удобства использования документа внутри компании документ Счет от поставщика имеет стандартную печатную форму, где отражены все необходимые для работы с ним параметры и также реквизиты внутреннего учета документооборота. Несмотря на то, что к документу можно прикрепить скан оригинала счета от поставщика, использовать внешний документ в работе не всегда удобно, так как и писалось выше, у счета нет строгих требований к его форме и эти формы могут значительно отличаться у разных компаний, что может усложнить восприятие информации из них сотрудниками уже нашей компании.

Пример

Рассматривая наш пример мы отправили Заказ поставщику нескольким поставщикам и получили от них предложения на поставку товара. Выбрав лучшее предложение специалист по закупкам запросил у поставщика счет и при получении счета внес его в документ Счет поставщика. Так как в учетной системе предусмотрен механизм создания счета поставщика на основании заказа поставщику, то использовав его специалист по закупкам заполняет в полученной таблице закупаемых товаров только цены на товары, указанные в счете поставщика:

Товар

Количество

Цена

Сумма

Лампочка модель Б

1000 шт.

35 руб.

35000 руб.

11. Расход денежных средств

Счет от поставщика нужно оплачивать, а факт его оплаты зафиксировать в системе.

Что это такое

Расход денежных средств – это документ, созданный на основе расходного кассового ордера или исходящего платежного поручения, в зависимости от того, какой тип оплаты используется, наличный или безналичный расчет.

Назначение

В документе обязательно указывается Счет поставщика – его номер и дату, т.е. данные, необходимые для идентификации того, что именно было оплачено. Документ нужен для фиксации факта оплаты поставщику, в том числе, во взаиморасчетах с поставщиками.

Форма документа

Документ имеет печатную форму для использования внутри компании. 

Пример

Если вернуться к нашему примеру, то после получения счета от поставщика, следующим действием будет оплата данного счета.

Когда счет поставщика будет оплачен в учетной системе Специалист по закупкам создает документ Отправленный платеж, в котором указывается информация:

  • Кому отправлены денежные средства
  • по каким неоплаченным счетам можно распределить отправленные денежные средства

Специалист по закупкам распределяет денежные средства на неоплаченный счет и у данного счета, в свою очередь, автоматически меняется статус оплаты в учетной системе на “Оплачен”.

12. Поступление товара

Факт получения товара от поставщика также должен быть зафиксирован в системе.

Что это такое

Поступление товара – это приходный документ, где отображаются наименования товаров, их количество, цены поставщика, по которым вы их оплачиваете и получаете. Документ создается на основе Заказа поставщику.

Назначение

Пояснять, зачем необходимо фиксировать приход товара, его количество, цены и общую сумму, необходимости нет. Это основы любого учета.

Важно понимать, почему документ создается на основе Заказа поставщику. Ведь, казалось бы, намного проще сделать это на основании Счета, тем более, что там уже отображены все позиции, количества и цены.

Но если вы будете создавать Приход товара на основе счета, вы не сумеете проанализировать:

  1. Все ли наименования, отображенные в Заказе поставщику, на самом деле поступили.
  2. Соответствуют ли количества товаров вашим потребностям, отображенным в Заказе поставщику.

Поставщик может предложить вам не весь нужный перечень, каких-то товаров у него может быть меньше, чем нужно. В процессе переговоров вы на это могли согласиться, счет поступил и был оплачен. Но как понять, все ли вы закупили и можете ли удовлетворить потребности своих покупателей, или надо продолжить поиск поставщиков и провести дополнительные закупки, если это возможно?

При сравнении Прихода товара с Заказом поставщику ответы на эти вопросы становятся очевидны. И вы можете принимать решение о поиске других поставщиков, согласования обновленного Заказа покупателя без позиций, которые не поступили, изменении сроков поставок покупателю и т.д.

Кроме того, Счет поставщика может не иметь табличной части с перечнем товаров, количества и цены. Там может быть указано, например: «Предоплата по заказу №….» и общая сумма.

Форма документа

Несмотря на возможность прикрепить скан внешнего документа Поступление товара имеет внутреннюю упрощенную печатную форму для использования внутри компании. В данной печатной форме отражается основная информация по поступающим позициям, их цене и количестве.

Пример

Когда Поставщик совершает отгрузку товара на наш склад в учетной системе работником склада или Специалистом по закупкам формируется документ Поступление товаров.

Артиул

Название

Цена

Ед. измерения

Количество

М-Б

Лампочка модель Б

35

шт.

1000

13. Сборка товаров

Теперь у вас есть все товары, которые заказал ваш покупатель. Их нужно собрать, т.е. подготовить к самовывозу или доставке.

Что это такое

Сборка товаров – это документ, который формируется на основе Заказа покупателя. На его основе персонал склада сможет собрать все необходимое для отгрузки.

Назначение

Уже понятно, что в счете могут быть все товары, их часть или даже одна строка «оплата на основании…». Основным документов для работы с товарами является Заказ покупателя. Здесь есть все согласованные товарные позиции. Их покупатель оплачивает в соответствии с договоренностями. И после того, как все товары поступили, их нужно подготовить и передать покупателю.

Форма документа

Имеется печатная форма, в которой указывается, какие заказы подлежат сборке, так как возможно, собирать будут несколько заказов, наименования и количество товаров.

Пример

После того как товары поступили на склад их необходимо подготовить к отгрузке клиенту. Персоналу склада передается задание на сборку товара. По данному документу сотрудники склада подготавливают необходимое количество товара для отгрузки клиенту и отражает в системе данную информацию в документе Сборка товаров.

Товары

К сборке

Собрано

Лампочка модель Б

1000

1000

14. Отгрузка товаров

Финал продажи – это отгрузка товаров.Оплата может быть частичная или отсроченная, но саму продажу можно назвать состоявшейся.

Что это такое

На этом этапе формируются товаротранспортные и бухгалтерские документы, в соответствии с законодательством РФ. В первую очередь, это УПД и Торг-12.

Назначение

  • Во-первых, продавец обязан предоставить покупателю определенные печатные документы в соответствии с законодательством, необходимые ему для ведения бухгалтерского и налогового учета.
  • Во-вторых, эти документы также нужны для бухгалтерии продавца.
  • В-третьих, в системе также необходимо зафиксировать факт отгрузки. 

И здесь есть важный нюанс. Например, отгрузка товара через транспортную компанию, которая является постоянным партнером продавца. В этом случае можно фиксировать отгрузку товара в тот момент, когда транспортная компания забрала товар со склада продавца. Если продавец самостоятельно доставляет товар, то моментом отгрузки считается получение товара покупателем.

Форма документа

Имеется. Утвержденную на законодательном уровне, а также упрощенную для внутреннего использования.

Пример

После того как товар был собран и подготовлен к отгрузке покупателю необходимо отразить в системе передачу товара покупателю, создав документ Отгрузка. В нашем случае сотрудник склада создает документ Отгрузка, распечатывает из него УПД, оформляет должным образом и передает вместе с товаром Покупателю.

Артиул

Название

Цена

Ед. измерения

Количество

М-Б

Лампочка модель Б

35

шт.

1000

Резюме

Описанный процесс продажи и сопровождающий его документооборот полностью реализованы в модулях Trinion Торговля и Trinion CRM. Вы всегда можете пользоваться этими разработками или применить описанные выше принципы документооборота для доработки тех учетных систем, которые вы уже используете.

Описанный документооборот для торговой организации, также является справедливым для производственной организации, документооборот которой мы опишем подробнее отдельно.

Об авторе
authorКинзябулатов Рамиль

Кинзябулатов Рамиль Хибатуллович, бизнес консультант и it консультант. Опыт автоматизации более 17 лет. Занимаюсь управленческим консультированием и разработкой it решений в составе команды Trinion. Автор 3-х книг и множества статей на тему организации труда.

Комментарии