Проблематика

Уже более 17 лет я, тем или иным образом, занимаюсь внедрением и разработкой программного обеспечения. Значительная часть моих решений предназначена для моих клиентов в России и за рубежом. Все они связаны с вопросами автоматизации и оптимизации работы компаний. Одной из важных проблем при таком сотрудничестве всегда оказывается вопрос, с чего начать и как понять, из чего состоит предприятие.

Я перепробовал разные способы, и почти всегда при этом работал по процессной модели. Мне ставили определенные задачи, я описывал один, два, три процесса, и, в принципе, всех это устраивало. Но меня не покидала мысль о том, что есть всё-таки какая-то универсальная модель предприятия, которую можно использовать из раза в раз. 

И если для меня она со временем стала интуитивно понятной, то для людей, которые только начинают свою деятельность в этой сфере или не сталкиваются постоянно с автоматизацией, а потому не имеют такого опыта, как я, конечно, возникает множество вопросов, Большинство из них связаны с тем, с чего начинать работу, как и что в каждом из случаев внедрять, и вообще, как строить свое сотрудничество с клиентами и зарабатывать в этой сфере.

В связи с этим я решил описать, то есть создать некую почти универсальную модель. Я к ней шёл уже, наверное, лет десять.Конечно, я не занимался ее разработкой все это время. Но уже десять лет назад у меня были первые, скажем так, черновики такой модели.

Почему функции, а не процессы?

Ответ на этот вопрос очень просто. Процесс, в принципе, не подходит для описания модели предприятия. Конечно, существуют сквозные процессы и я о них уже писал ранее. В одной из прошлых статей я подробно описал, почему сквозные процессы не подходят, и почему я них не верю. Также я уже не единожды писал уже о том, что такое функциональная модель, как в этом случае моделировать, и чем эта модель отличается от процессной. В общем, по итогу изучения разных вариантов я пришел к выводу, что для той модели, о которой я говорил выше, процессы не подходят, здесь нужны функции.

Почему именно функции? Потому что каждая из функций – это некий «черный ящик», и она может быть автоматизированна отдельно от других. То есть в общей модели у нас есть функция. Далее мы выбираем нужную и сразу видим, что мы хотим получить, что мы имеем на входе, какое ПО для этого нужно использовать и чем руководствоваться. То есть то, что как раз написано в стандарте IDEF0(перевод описания этого стандарта есть в моем блоге).

Как читать модель

Модель нужно читать слева направо, сверху вниз. То есть сначала мы читаем название функции, потом, что в нее входит, что вводится, что выводится. И так шаг за шагом каждую модель. Затем, если мы хотим понять, что нам необходимо, чтобы эта функция работала, мы смотрим на стрелки, которые идут снизу вверх. Это механизмы, которые необходимы: программное обеспечение, сотрудники и так далее.

Что делать, если за несколько функций отвечает один человек

Важно понимать, что в случае работы с моделью, мы говорим не о конкретных людях, а, так сказать, о механизмах.

Механизмы — виртуальное понятие. То есть у вас может быть один человек, который выполняет несколько разных функций. Например, в каких-то случаях может отсутствовать руководитель или, например, оператор ЭВМ. В вашем случае продажник может сам заниматься созданием заявки в учетной системе, создавать и печатать документы, и он же несет ответственность за то, что происходит с этими заявками дальше.

Но но при этом роль оператора ЭВМ в модели должна быть. Потому что за каждую функцию почти всегда должен нести ответственность отдельный человек или отдельная организационная единица.

Далее, сверху вниз вы увидите стрелки контроля или, как их еще называют, стрелки управления. Часто их путают с управлением с точки зрения, наличия какой-то штатной единицы руководящего персонала или еще чего-то подобного в иерархии предприятия. Это неправильно. В данном случае это именно то, чем руководствуются внутри функции люди и механизмы, чтобы получить на выходе результат из этой функции.

А есть ли такая модель для производственной организации?

Сейчас я создал модель для торговой компании. Но уже получил вопросы о том, можно ли сделать что-то подобное для производства. На самом деле, под производственную организацию модель меняется очень просто. Я ее обязательно сделаю и выложу отдельно. Но, в принципе, она отличается от торговой только тем, что мы не закупаем товар, а производим продукцию, которую, соответственно, потом продаем. То есть у нас вместо закупок товара будет производство продукции. И внутри функции уже нужно будет выполнить, в том числе, закупки материала, после чего собрать изделия или ещё что-то в этом роде.

Можно ли сделать программное обеспечение на основе этой модели?

Да, можно. Я уже создавал ERP-систему для одной из организаций, которая построена по этому принципу. То есть я сначала описывал модель в IDEF0, а потом уже – процессы в BPMN и, соответственно, автоматизировал, т.е. разработал программное обеспечение.

Вы также можете поступить подобным образом. При этом автоматизация может состоять из одной или нескольких программных систем. К примеру, для функции «привлечь покупателя» или «продать товар» вы будете использовать какую-то маркетинговую или CRM систему, а для «отгрузить товар» вы можете использовать свою учётную систему или WMS-систему, в зависимости от того, что у вас есть, или что вы планируете использовать. С другой стороны, функции «продать товар» и «отгрузить товар» могут быть автоматизированы в одной учетной системе. Все зависит от ваших целей.

Как я давал названия

Названия функций в этой модели — в принципе устоявшиеся названия из проектов, на которых я работал. То есть исходя из требований к модели, я давал каждому элементу уникальное название в рамках этой модели. Потому, если речь не идет об одном и том же, допустим, о товаре, вы не найдете в модели названий стрелок или любых других элементов, которые были бы разными по смыслу, но одинаковыми по названию.

Модель

Диаграмма A-0

Обновление: в А-0 добавлен ввод товара

Диаграмма A0

 Обновления:

1. добавлен ввод товара I2 в A4 Сохранить товар
2. добавлены вывод из A1 и ввод в A2 — Запрос покупателя на покупку товара
3. добавлены вывод из A2 и ввод в A5 — Обязательство по доставке товара

Самая главная функция называется — распорядиться товаром.

Почему распорядиться товаром? Почему не получить прибыль? Я здесь намеренно изменил название основной функции, по той причине, что организация как таковая не получает прибыль. Прибыль получают в конечном итоге собственники, акционеры — те, кто получает дивиденды от этой организации. Все остальные работают, как наемные сотрудники, и в связи с этим они не получают прибыль.

Соответственно, торговое предприятие работает именно как организация, которая распоряжается товаром. То есть на основе спроса она закупает товар, который потом распределяет, распоряжается им по своему усмотрению согласно уставу, нормативной документации и так далее.

Привлечь покупателя A1

Первая функция — «привлечь покупателя». Это функция, которая отвечает за то, чтобы мы привлекли покупателя на основе спроса и подготовили его к покупке товара, т.е. получили согласие на покупку, согласовали заявку и т.д.. В рамках этой функции покупатель готовится непосредственно к продаже нами ему товара в дальнейшем.

 Обновление: добавлен механизм M1 — маркетолог, копирайтер, контент менеджер

Продать товар A2

«Продать товар» — это функция, которая отвечает за то, чтобы мы могли на входе иметь заявку клиента. Это может быть заявка в любой форме. Может в форме «заказ клиента», причем, сам клиент оформляет этот документ как  «заказ поставщику». Впрочем, со стороны клиента заявка может называться как угодно, главное, чтобы в ней был непосредственно заказ. Также она может быть получена различными методами. Это может быть заявка на сайте или электронное письмо — всё что угодно. То есть это самое общее название. В вашем случае вы можете подставить всё, что вам надо и получить на выходе товар, который необходимо продать, вернее, отгрузить.

 Обновление: добавлены выводы из A2.4 — O2 Поручение на выдачу товара и O3 Заказ покупателя

Закупить товар A3

После того, как мы продали товар, то есть мы обязались поставить какой-то товар по определенной цене человеку или организации, мы должны проверить, есть ли он на складе и при необходимости закупить.  Соответственно, эта функция получает на входе потребность в товаре, который мы продали, то есть обязательства, которые у нас есть. Эту заявку мы должны отправить своему поставщику.

Сохранить товар A4

После того, как поставщик нам товар этот отгрузил, мы должны его принять от поставщика. То есть «сохранить товар» — это функция, которая принимает на входе товар и выдаёт его получателю.

Здесь необходимо отметить следующий момент. Почему называется получатель? Не покупатель, не клиент, не ещё что-то. Потому что получатель может быть, как покупатель, так и, к примеру, внутренний сотрудник, который получает  этот товар. Но он всё равно будет называться получатель. Это может быть получатель, который своими силами делает доставку, и это не покупатель получает, а ваш, допустим, экспедитор.

Доставить товар A5

Функция «доставить товары» отвечает за то, чтобы товар был доставлен покупателю. Вот здесь необходимо объяснить, почему «переместить» и «выдать товар» выделены отдельно. Мы можем переместить товар, а выдавать может кто-то другой. К примеру, мы можем привезти товар на какой-то склад хранения или передать, например, курьерской службе или еще кому-то, кто этот товар непосредственно передаст. По этой схеме работают, так называемые, пик поинты. То есть мы отвозим посылку в шкафы, а покупатель уже её получает. Соответственно, мы должны выделить эту выдачу товара покупателю в отдельную функцию.

Глоссарий

Нормативная документация— это вся документация, которая собрана и на основе которой работает организация: будь то устав, будь то должностные инструкции, будь то ценовая политика, стратегии и тому подобные вещи. В дальнейшем я расшифрую это понятие.

Спрос— это спрос на товары и продукцию. Здесь всё понятно.

Персонал— это сотрудники, которые выполняют те или иные виды работ.

Товар— это тот товар, который получает непосредственно покупатель.

Привлечь покупателя— это функция, которая отвечает за анализ спроса, генерацию плана продаж и запросов покупателей на покупку.

Понятно, что план продаж— это документ, согласно которому отдел продаж работает и продает товар. Здесь важно понимать, что план продаж необходим, как управляющий документ для отдела продаж.

Запрос покупателя на покупку— это всё, что угодно. Это может быть заявка покупателя. Это может быть заказ поставщику, если он исходит от покупателя. Если он исходит непосредственно из отдела продаж, то это может быть заявка, заказ покупателя. Выполняет эту работу отдел маркетинга.

Фирменный стиль, здесь всё понятно, — это определенные фирменные цвета, шрифты, требования к упаковке и тому подобные вещи, которыми руководствуется маркетолог при оформлении предложения.

Ценовая политика— это документ, в котором указано по какой цене продавать товар, скидочные позиции и тому подобные вещи. Это может быть как документ, так и словесно переданное руководителю сообщение. Он и сам может это понимать, но всё равно руководствуется определенной ценовой политикой.

Требования к оформлению заказа покупателя — это просто требования в виде инструкции о том, как нужно оформлять заказ, который поступил от покупателя.

Ценовая политика— здесь всё понятно.

Правила закупки товара— это правила, по которым закупается товар: по какой цене, откуда, от каких поставщиков и тому подобные вещи.

Требования к хранению товара— это требование, которое необходимо для хранения определенного товара. К примеру, если мы храним пищевые продукты, то требуется наличие холодильника, отрицательных температур и соблюдение ещё каких-то определенных требований.

Правила доставки товара— это правила, по которым доставляется товар: срок доставки, каким образом оповещается покупатель о доставке и тому подобные вещи.

Отдел продаж— это подразделение, которое занимается непосредственно оформлением продаж.

Отдел закупок— это то подразделение, которое занимается непосредственно закупкой товара.

Склад— это помещение, где хранится товар.

Отдел доставки— это подразделение, которое отвечает за доставку товара покупателю.

Потребность в товаре— это могут быть записи в базе данных, либо заявка на закупку того или иного товара, согласно которой отдел закупок занимается непосредственно закупками.

Поручение на выдачу товара— это может быть накладная, это может быть ТОРГ-12, это может быть всё, что угодно. То есть это тот документ, согласно которому склад выдает товар получателю.

Обязательство по доставке товара — может быть в виде документа ТОРГ-12, может быть в виде счёт-фактуры, а может быть просто в виде накладной в какой-то свободной форме, где зафиксировано то, что в указанное время проданный товар будет отгружен покупателю, то есть доставлен покупателю.

Продать товар— это функция, которая отвечает за продажу товаров.

Закупить товар— этот функция, которая отвечает за закупку товара, согласно потребности в товаре.

Сохранить товар— это функция, которая отвечает за то, что закупленный товар будет сохранен для дальнейшей его доставки.

Доставить товар— это функция, которая отвечает за доставку товара покупателю.

Функция проанализировать спрос— отвечает за анализ спроса на рынке. Каким образом это происходит? Раз в год или раз в квартал, допустим, собирается руководство организации и отдел маркетинга и смотрит, что нужно на рынке, а что не нужно, оформляет это в виде данных анализа спроса. Это может быть план продаж, это могут быть категорийные матрицы. Это может быть все, что угодно, где указано, какие товары и по какой цене мы хотим продавать в ближайшем будущем.

Они делятся на два типа. Первое — это план продаж на определенный период. Второе — данные анализа спроса, которые непосредственно нужны для того, чтобы мы могли прямо сейчас уже рекламировать то, что нам необходимо. Они содержат не только количественные параметры, но и ценовые параметры, а также то, как нужно представлять товар, где нужно его представлять и подобные вещи.

Функция создать предложение для рынка — отвечает за то, что после того, как данные анализа спроса к нам попали, нам необходимо оформить это в виде какого-то предложения, которое в дальнейшем увидит наш покупатель. Это может быть как простой буклет или объявление в соцсетях, так и просто описание продуктов.

Функция прорекламировать предложение на рынке. Эта функция отвечает за рекламу. Что это значит? Это значит, что мы можем разместить полученное объявление в соцсетях, на телевидении, радио — где угодно, для того чтобы о нём узнали. После того, как о нас узнали, продуцируется запрос покупателя на покупку. О том, что такое запрос покупателя на покупку, мы уже говорили.

Далее. Функция обработать заявку покупателя.

Функция обработать заявку покупателя— отвечает за то, чтобы поступившую заявку в отделе продаж обработали в том виде, в котором её возможно анализировать для дальнейших функций.

Функция создать коммерческое предложение— отвечает за то, чтобы из поступившей заявки создать коммерческое предложение. Что такое коммерческое предложение? Коммерческое предложение — это заявка с проставленной ценой и условиями от поставщика.

Функция согласовать коммерческое предложение с покупателем. Данная функция отвечает за процесс согласования с покупателем коммерческого предложения. Это может быть переписка, это могут быть встречи и ещё какие-то моменты.

В результате, в этой функции заданы обязательства перед покупателем по доставке товара. Обязательства перед покупателем могут выглядеть как заключённый, то есть подписанный, договор, либо заказ клиента с подписями, либо коммерческое предложение с подписями — тот документ, в котором есть коммерческое предложение и который отвечает за последующее фиксирование этих обязательств.

Функция зафиксировать обязательства— в этой функции компания, люди или организация, подписывает контракт, либо получает предоплату. К примеру, получение предоплаты по счету является акцептом договора оферты или же это вполне может быть просто обмен сканами документов. Можно сказать, что после этого поставщик обязуется уже по закону предоставить товар покупателю.

Далее продуцируется обязательство по доставке товара. Что это такое? Это документ, в котором фиксируются параметры доставки: что будет доставлено, куда будет доставлено и в каком количестве будет доставлено.

Поручение на выдачу товара — это поручение для склада о том, чтобы отгрузить этот товар получателю. Это может быть как экспедитор, так и непосредственно сам покупатель, приехавший за товаром на склад.

Потребность в товаре.После того, как мы с клиентом договорились и зафиксировали свои обязательства, значит, мы должны этот товар для него закупить. Мы фиксируем потребность в товаре. То есть это может быть либо документ, либо какая-то запись в базе данных, которая может так и называется — потребность в товаре, согласно которой будет заказан товар и в последующем отгружен и доставлен покупателю.

Функция сформировать потребность отвечает за то, чтобы исходя из потребностей в товаре сформировать потребность. То есть в чём смысл? Товар заказан, и мы обязались, что компания его отгрузит. Но ещё необходимо найти поставщика, необходимо определиться с ценой закупки и тому подобными вещами. Вот эта функция отвечает как раз-таки за формирование потребности.

После того, как мы сформировали потребность, нам необходимо найти поставщика. Найти поставщика — это функция, которая отвечает за то, чтобы исходя из потребностей товара найти того, кто будет отгружать в том количестве, в котором нам необходимо для последующей доставки этого товара покупателю.

Функция заказать потребность — отвечает за то, чтобы заказать потребность непосредственно у поставщика, после того, как он найден и потребность сформирована. Чаще всего это формируется в виде заказа поставщику, который размещается уже у поставщика.

Далее продуцируется планируемое поступление товара. Это может быть запись в базе данных, это может быть запись где-то ещё, либо запись в письменном виде, которая с в последующем необходима для того, чтобы по этому планируемому поступлению товара было зафиксировано поступление товара, и товар мог быть принят на склад в дальнейшем.

Принять товар от поставщика.Данная функция отвечает за то, чтобы товар, согласно планируемому поступлению товара, был принят на склад и размещен.

Функция разместить товар в месте хранения отвечает за то, чтобы после того, как мы приняли товар, мы его разместили для последующего хранения. Также эта функция отвечает за поддержание этого товара в надлежащем виде. То есть мы, допустим, постоянно проводим инвентаризацию, чтобы постоянно поддерживать информацию о товаре в актуальном состоянии.

Функция выдать товар получателю— отвечает за то, чтобы выдать товар получателю. Получатель может быть как экспедитор, как внутренний сотрудник организации, так и внешний по отношению к организации субъект. В частности, это может быть сам покупатель либо его доверенное лицо. Поэтому здесь важно отметить, почему это называется именно получатель. Получатель — это не обязательно покупатель, и их не нужно путать.

Функция запланировать доставку— отвечает за то, чтобы логист, исходя из графика доставки, исходя из количества товара, которое необходимо доставить, запланировал доставку на определенное время. Также эта функция отвечает за взаимодействие с покупателем и согласование с ним времени и параметров доставки. К примеру, если мы в функции продать товар назначили одно время, а покупатель не согласен, то в этой функции как раз-таки уточняется время, в которое покупателю возможно доставить заказанный товар.

Функция получить товар из места хранения— эта функция отвечает за то, чтобы, согласно поручения на выдачу товара, товар был получен для последующей доставки, перемещения и выдачи товара покупателю.

Переместить товар в место отгрузки. В данном случае эта функция отвечает за то, чтобы довезти товар до места выдачи товара покупателю. Здесь необходимо отметить следующее: если мы доставляем товар, то место выдачи — это не обязательно может быть покупатель, это может быть опять-таки доверенное лицо, либо это может быть точка выдачи, допустим, PickPoint. Соответственно, до неё, согласно маршруту, довозит водитель и отвечает за нее тоже он.

Функция выдать товар покупателю — эта функция отвечает за то, чтобы тот товар, который был перемещён покупателю, был выдан ему в надлежащем виде и количестве.

Скачать Универсальная функциональная модель торгового предприятия в нотации IDEF0 в высоком разрешении для печати.